Archiv da faturas sco freelancer: Sco tegnair l'orden

Sco freelancer en Svizra, las faturas s'accumulesan pli glisch che spetgà: faturas d'output vers clints, faturas d'input da furniants, honorars, quitanzas per spensas. Sch'in n'ha nagin sistem, tschertchas en lo stress da taglia — u pli griau: betg pli truvai. Quel articul mussa, co che ina buna archivazziun da faturas concretamain sa vescha.

Pertge che l'archivament per freelancers è spezialamain delicat

Implegats transfereschan lur documentaziun da salatgi a la departamaint da comptabilitad. Freelancers èn comptabilitad, archiv e instanza da control tut ensemen. Quel meina a problems tipics:

• PDFs èn senza numen sin la surtatscha da desktop ("Fattura_final_v3_CUMPRÀ_FINAL.pdf")
• Quitanzas fisicas dispareschan en caschunzas
• Cun ina control da TVA u ina dumonda dal mandatar mancchian las quitanzas originaas

Quel è betg mo spiacevel, mobein pò vegnir tger da chostà: Ils autoritads da taglia pùn da betg acceptar spensas cun documentaziun incomplete.

Obligaziuns legaas da conservament en Svizra

Il dretg suiss da l'obligaziun (Art. 958f OR) prescriva che libras da comerzar e quitanzas ston vegnir conservadas dals chals — partenend da fin dals ons da bilantscha a tge che s'inclutschan. Per freelancers che paeschan TVA vala la meglessa; l'AFP pò demandar documentaziun enfin a dals chals da retro.

Concretamain quel significha: Ina fattura da mars 2026 ston vegnir truvada enfin mincha fin da 2036.

Tge vala sco quitanza obligatoria da conservament?

• Tut las faturas d'output che vegnan emessas (inclus correcturas e stornos)
• Faturas d'input e quitanzas da furniants
• Extenss da cont (PDFs digitals dal e-banking bastàn)
• Quitanzas per spensas (viadi, material, abonaments da software)
• Contracts e confirmas da comanda cun referenza a pajamants

Notas scritas a maun senza timbra u indicaziun dal lur onn na cunteschan en regla betg sco quitanza acceptada.

Archivazziun digitala u fisica — tge è meglier?

En Svizra è l'archivazziun pir digitala legisla permessa, sch'autenticitad e immodifitad da quitanzas vegn garantida. In simpel datotec sin la surtatscha da desktop na bastia betg, precu che datotecas po vegnir rescrittas u accidntalmain stramessas.

Soluziun digitala da recumandema per freelancers:

1. Depuorta da nnüvlas cun versonament (p.ex. Google Drive, OneDrive, Tresorit) — modificaziuns vegnan protocolfadas
2. Copia automatica sin in'autra media (dischetta esterna u in'autra servizi da nnüvlas)
3. Formats immodifitads — PDFs da membranza, betg datotecs editablas da Word

Quitanzas fisicas (p.ex. tschertg da chassa) pùn vegnir scanadas. La scana vala sco legitmada, sch'ella è cumplaina leivla e l'originala betg vegn modificada retro. L'originala bscher? Legitmadamain pussibel, mobein la pli part da mandatars cunsaglian, da retegnair quitanzas originaas sper ina taglia da CHF 100 dentant.

Ina structura da datotec che cumprenda functschunar

Ina simpla, cunsistentamain mantignida structura haja la precedenza avant tut sistem complitgà:

/Comptabilitad
  /2026
    /Faturas_d'output
      2026-001_Muster_AG_Webdesign.pdf
      2026-002_Schmidt_GmbH_Cunsulenza.pdf
    /Faturas_d'input
      2026_Adobe_Abo_Schaner.pdf
      2026_SBB_GA_Abonament_anuala.pdf
    /Extenss_da_cont
      2026-01_Extensch_da_cont_IBAN_CH12.pdf
    /Contracts
      Rahmenvertrag_Muster_AG_2026.pdf

Conventiun da nomenclatura da datotecas

In schema unifurm prevegna tschertgadidas:

AAAA-NNN_Numen_da_client_Prestaziun.pdf

Exempel: 2026-014_Huber_Coaching_Session5.pdf

Il numer correspunda al numer da fattura sin il document stgess — ina condiziun fundamentala. Tschattas dafgà il manual per fatturar sco freelancer en Svizra.

Quitanzas da TVA archivadas cun attenziun spezial

Chia TVA-obligatoris (turnuver anuala dapls CHF 100 000), ston la previstga da taglia per mintga fattura d'input pudair documentar. La quitanza ston sa tegner las informaziuns suandantas:

Champ obligatoric	Exempel
Numen e adressa dal furniant	Adobe Systems Switzerland GmbH, Berna
Numer da TVA dal furniant	CHE-123.456.789 TVA
Data e taglia	12.01.2026, CHF 34.90 inclus 8.1% TVA
Descripziun da la prestaziun	Creative Cloud Abonament anuala

Sch'il numer da TVA manca sin la quitanza, pò la previstga da taglia vegnir refusada — eir sch'il muntogn vegn pagjà correctamain. Il pay da vegnir controllà, sche per furniants esteriurs esista ina bifurca svizra e sche in numer da TVA CH vegn mussa sin la fattura.

Ulteriurs detagls sin quotas da TVA (8.1%, 2.6% per mangiivas, 3.8% per lodaina) e metodas da conts vegn truvads en l'articul da basas per TVA Svizra 2026.

Cercal da numerus da faturas documentar

Autoritads svizras spetgan, che numerus da faturas èn senza lacunas e creschas. Sch'in numer manca en la sequenza (p.ex. precu che ina fattura vegn stornada, mobein betg vegn archivada), surglija dumondas.

Duai ina simpla taula da survista:

Nr.	Data	Client	Taglia CHF	Status
2026-001	03.01.2026	Muster AG	1 800.00	Pagjada
2026-002	15.01.2026	Schmidt GmbH	950.00	Ascherta

Quella taula na remplacha betg ils documents da faturas stgess, mobein ella giuda en survista rapida dal cluschida da l'on e per dumondas dal mandatar.

Chia che faturas vegnan emessas direct digitalmain, pùn la numeraziun e l'archivament vegnir fatgs en in pass — l'app SnapBill cundischa il cercal da numerus automaticamain e membranza mintga fattura sco PDF.

Miri da l'on: Tge da far cul vigl archiv?

A fin da l'on betschi betg simplamain stramessa u in datotec da colliziun metter. Checklista:

• Vigl datotec da l'on cludir e marchatgir sco "READ ONLY" (u protecziun da scripziun)
• Completad controllar: Ston tut las faturas 001 enfin N porschia?
• Copia da backup dar e ad in'autra stgandga membranza (fisicalmain u second nnüvlas)
• Acessch da mandatar assigirar (datotec cun permissiuns u exportar zippà)

Documentaziuns che l'obligaziun da dals chals superschan (la avant 2016 per la clauscha da bilantscha 2026), pùn vegnir destruidas — mo la gea.

En glisch

• Obligaziun da conservament: 10 ons dapls fin dal on da bilantscha (Art. 958f OR)
• Archivazziun digitala è permessa, sch'autenticitad e completad garantidas
• Structura da datotec: Per on, separadas entre faturas d'output e d'input, extenss da cont e contracts
• Numenclatura da datotecas: Schema unifurm AAAA-NNN_Client_Prestaziun.pdf
• Quitanzas da TVA: Numer da TVA dal furniant obligatoric, sinn betg previstga da taglia
• Cercal da numerus: Sequenza senza lacunas cunduscher e en ina taula da survista documentar
• Cluschida da l'on: Vigl datotec scriva-protegir, backup dar, acessch da mandatar assigirar

In archiv solut costa ina giada sforz al construir — mobein spargnian mintga on uras a taglia-declinaziun, discussiun cun mandatar e possiblas controls.