Honorar und Spesen auf einer Rechnung: Was Freelancer beachten

Viele Schweizer Freelancer stellen Honorar und Spesen gemeinsam in Rechnung – und machen dabei Fehler, die spätestens beim Auftraggeber oder beim Treuhänder zu Diskussionen führen. Die Aufteilung klingt simpel, ist es aber nicht immer: Unterschiedliche MWST-Sätze, Spesen ohne Steuer, Belege, die der Auftraggeber sehen will – all das muss auf der Rechnung klar und nachvollziehbar sein.

Warum die Trennung überhaupt wichtig ist

Wenn Sie als Freelancer pauschal «CHF 3 400.– inkl. Spesen» schreiben, entsteht für Ihren Auftraggeber ein Problem: Er kann den Vorsteuerabzug nicht korrekt geltend machen, weil unklar ist, welcher Anteil welchem MWST-Satz unterliegt. Für Sie selbst entsteht das Risiko, MWST auf Beträge abzuliefern, die gar nicht steuerpflichtig sind.

Das Grundprinzip des Schweizer Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) lautet: Spesen, die Sie im Namen und auf Rechnung Ihres Auftraggebers verauslagen, gelten als sogenannte Durchlaufposten – sie unterliegen keiner MWST. Spesen, die Sie auf eigene Rechnung tätigen und dem Auftraggeber weiterbelasten, sind hingegen Teil Ihres Entgelts und MWST-pflichtig.

Diese Unterscheidung ist entscheidend – und wird in der Praxis oft verwechselt.

Durchlaufposten vs. weiterbelastete Spesen

Durchlaufposten (kein MWST)

Ein Durchlaufposten liegt vor, wenn Sie als Vermittlerin auftreten: Der Auftraggeber ist der eigentliche Schuldner der Ausgabe, und Sie treten lediglich als Zahlerin auf. Typische Beispiele:

• Bahnticket, das Sie auf den Namen des Auftraggebers kaufen und mit dem Original-Beleg weiterreichen
• Parkgebühren bei einem Einsatz ausschliesslich beim Kunden
• Notargebühren, die Sie für den Auftraggeber vorgestreckt haben

Auf der Rechnung erscheinen Durchlaufposten als separate Position ohne MWST-Ausweis – mit Hinweis «Weiterbelastung ohne Steuer» oder «Durchlaufposten gemäss MWSTG Art. 24 Abs. 6 lit. b».

Weiterbelastete Eigenspesen (mit MWST)

Wenn Sie selbst die Leistung einkaufen und dem Auftraggeber einen Teil Ihrer Kosten verrechnen, gelten diese Spesen als Entgeltbestandteil. Sie unterliegen dem gleichen MWST-Satz wie Ihre Hauptleistung – in der Regel 8.1 % für Dienstleistungen. Typische Beispiele:

• Hotelübernachtung, die Sie selbst gebucht und bezahlt haben
• Kilometerpauschale für Privatfahrzeug
• Verpflegungspauschale gemäss Ihren eigenen AGB

Diese Positionen müssen mit MWST ausgewiesen werden.

So strukturieren Sie die Rechnung

Eine klar gegliederte Rechnung schützt Sie vor Rückfragen. Ein möglicher Aufbau:

Position	Beschreibung	Betrag CHF	MWST
1	Konzeption und Umsetzung Website (12 h × CHF 150.–)	1 800.00	8.1 %
2	Verpflegungspauschale 2 Reisetage	80.00	8.1 %
3	Bahnticket Zürich–Bern–Zürich (Durchlaufposten)	62.00	0 %
	Zwischensumme exkl. MWST	1 880.00
	MWST 8.1 % auf CHF 1 880.00	152.28
	Total CHF	2 094.28

Pos. 3: Weiterbelastung gemäss MWSTG Art. 24 Abs. 6 lit. b; Originalbeleg liegt bei.

Diese Struktur zeigt dem Auftraggeber sofort, worauf er Vorsteuer abziehen kann und worauf nicht. Für die korrekte Gestaltung solcher Rechnungen lohnt sich ein Blick auf den Praxisleitfaden zur Rechnungsstellung als Freelancer in der Schweiz.

Belege: Was Sie mitliefern müssen

Ob Sie Belege beilegen müssen, hängt von Ihrer Vereinbarung mit dem Auftraggeber ab – gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht. In der Praxis gilt:

• Durchlaufposten: Originalbeleg ist sinnvoll, weil Sie sonst die Eigenschaft als Durchlaufposten schwer belegen können.
• Eigenspesen mit Pauschale (z. B. Kilometerpauschale): Kein Beleg nötig, aber klare Beschreibung (Datum, Strecke, km).
• Eigenspesen effektiv: Beleg oder Kopie empfehlenswert, besonders bei grösseren Beträgen.

Wichtig für Ihre eigene Buchhaltung: Alle Ausgaben, die Sie weiterbelasten, müssen auch bei Ihnen als Aufwand verbucht sein – sonst entsteht ein ungeklärter Gewinn.

Spesen auf Basis Saldosteuersatz

Wenn Sie die Saldosteuersatzmethode anwenden – was viele Freiberufler tun, weil sie die Abrechnung vereinfacht –, sollten Sie wissen: Auch hier werden Durchlaufposten aus der Bemessungsgrundlage herausgenommen. Sie verrechnen also keinen Saldosteuersatz auf echte Durchlaufposten. Das klingt vorteilhaft, erfordert aber eine saubere Abgrenzung auf der Rechnung.

Ein häufiger Fehler: Freelancer mit Saldosteuersatz weisen auf der Rechnung «8.1 % MWST» aus, obwohl sie intern den Saldosteuersatz (z. B. 5.9 %) abrechnen. Das ist zulässig – der Auftraggeber darf 8.1 % als Vorsteuer abziehen –, aber Sie müssen den Unterschied intern korrekt abrechnen. Ihr Treuhänder sollte das einmal mit Ihnen durchsprechen.

Häufige Fehler auf einen Blick

• Spesen und Honorar pauschal zusammenwerfen: Kein getrennter MWST-Ausweis, Auftraggeber kann Vorsteuer nicht korrekt geltend machen.
• Eigenspesen als Durchlaufposten deklarieren: MWST-Pflicht wird umgangen, was bei einer Prüfung durch die ESTV zu Nachforderungen führt.
• Kilometerentschädigung ohne Angaben: Datum, Strecke und Kilometer fehlen – bei Rückfragen schwer zu belegen.
• Fehlende MWST-Nummer: Wer MWST-pflichtig ist, muss die Nummer auf jeder Rechnung angeben. Wie die MWST-Grundlagen in der Schweiz genau funktionieren, erklärt der Überblick zu MWST-Sätzen, Pflichten und Sonderregeln.
• Durchlaufposten in die MWST-Abrechnung einbeziehen: Zu viel MWST abgeliefert – Geld, das Sie unnötig bezahlen.

Praktisch umsetzen

Wenn Sie eine neue Rechnung erstellen, empfiehlt sich eine Vorlage mit festen Positionen: Honorar, Eigenspesen (steuerpflichtig), Durchlaufposten (steuerfrei). Die SnapBill App erlaubt es, mehrere Positionen mit unterschiedlichen MWST-Sätzen – inklusive 0 % für Durchlaufposten – auf einer einzigen QR-Rechnung darzustellen, ohne dass Sie die Beträge manuell addieren müssen.

Auf einen Blick

• Durchlaufposten (Name und Rechnung des Auftraggebers) unterliegen keiner MWST und werden separat ausgewiesen.
• Eigenspesen, die Sie weiterbelasten, sind Entgeltbestandteil und unterliegen Ihrem Regelsteuersatz.
• Trennen Sie Positionen klar auf der Rechnung – eine Tabelle mit Spalte «MWST-Satz» verhindert die meisten Fehler.
• Durchlaufposten mit Originalbeleg dokumentieren; Eigenspesen-Pauschalen mit Datum und Beschreibung versehen.
• Wer den Saldosteuersatz anwendet, muss Durchlaufposten trotzdem separat ausweisen und aus der Bemessungsgrundlage herausnehmen.
• Lassen Sie die Struktur einmal von Ihrem Treuhänder prüfen – ein Vieraugengespräch spart spätere Korrekturen.

Mit einer konsequent aufgeteilten Rechnung sparen Sie sich Rückfragen, vermeiden MWST-Nachforderungen und wirken gegenüber Ihren Auftraggebern professionell. Das zahlt sich aus – auch wenn das Einrichten der Vorlage anfangs etwas Zeit braucht. Mehr zu allen Aspekten der Rechnungsstellung finden Sie auf der SnapBill-Startseite.