QR-Rechnung Pflichtfelder: Was darf nicht fehlen?

Seit dem 1. Oktober 2022 ist die QR-Rechnung das einzige zulässige Einzahlungsschein-Format in der Schweiz. Wer heute noch einen orangen oder roten Einzahlungsschein verschickt, riskiert, dass seine Bank die Gutschrift gar nicht erst verarbeitet. Aber auch QR-Rechnungen werden häufig mit fehlerhaften oder unvollständigen Angaben ausgestellt — und das kostet Zeit, Nerven und manchmal bares Geld. Dieser Artikel zeigt Ihnen genau, welche Felder zwingend ausgefüllt sein müssen und wo die häufigsten Lücken entstehen.

Was ist der QR-Abschnitt, und was gehört hinein?

Eine Schweizer QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen: dem eigentlichen Rechnungsdokument (Papier oder PDF) und dem Zahlungsteil mit dem Swiss QR Code. Der QR-Code enthält strukturierte Zahlungsinformationen im Format SPS (Swiss Payment Standards), die von der SIX Group definiert werden. Beim Einlesen in E-Banking oder eine Banking-App werden diese Daten automatisch übernommen — das setzt aber voraus, dass sie vollständig und korrekt sind.

Die zwingenden Felder im Swiss QR Code

Der SPS-Standard unterscheidet zwischen obligatorischen und optionalen Feldern. Die folgenden Angaben sind immer Pflicht:

Feld	Inhalt	Hinweis
QR-IBAN oder IBAN	Empfänger-Konto	Nur QR-IBAN bei QR-Referenz
Empfänger-Name	Name oder Firma	Max. 70 Zeichen
Empfänger-Adresse	Strasse, PLZ, Ort, Land	Strukturiert oder kombiniert
Währung	CHF oder EUR	Kein anderes Format
Zahlbarer Betrag	Numerisch, 2 Nachkommastellen	Kann leer bleiben (offen)
Referenztyp	QR-Referenz, SCOR oder NON	Bestimmt das Referenzformat

Zusätzlich erscheinen auf dem gedruckten Zahlungsteil unterhalb des QR-Codes weitere Angaben: der abtrennbare Empfangsschein links, der Zahlungsteil rechts und die Zahl­betragangabe in Worten. Diese Bereiche sind durch die SIX-Layoutvorgaben normiert — eigene Gestaltung ist hier nicht erlaubt.

QR-IBAN statt normaler IBAN: der häufigste Fehler

Wenn Sie eine QR-Referenz (die 26-stellige Nummer, früher bekannt als ESR-Referenz) nutzen möchten, brauchen Sie zwingend eine QR-IBAN. Eine gewöhnliche IBAN reicht in diesem Fall nicht. Die QR-IBAN erkennen Sie an der Institutskennung zwischen den Stellen 5–9: dort steht eine Zahl zwischen 30000 und 31999.

Umgekehrt gilt: Wenn Sie eine strukturierte Creditor Reference (SCOR, ISO 11649) oder gar keine Referenz (NON) verwenden, genügt eine normale IBAN — und eine QR-IBAN ist sogar unzulässig.

Für die meisten Schweizer KMU und Freelancer, die ihre Zahlungseingänge über den Zahlungsabgleich (Reconciliation) im E-Banking verfolgen, lohnt sich die QR-Referenz. Sprechen Sie mit Ihrer Bank, um eine QR-IBAN zu beantragen; die meisten Schweizer Banken stellen sie auf Anfrage aus.

Empfängeradresse: strukturiert oder kombiniert?

Der SPS-Standard erlaubt zwei Adressformate:

• Strukturiert (S): Strasse und Hausnummer, PLZ, Ort und Land in getrennten Feldern.
• Kombiniert (K): Zwei freie Adresszeilen plus PLZ/Ort und Land.

Technisch sind beide Formate gültig. In der Praxis bevorzugen Banken und Softwarelösungen das strukturierte Format, weil es bei der automatischen Verarbeitung weniger Fehler erzeugt. Wenn Ihre Rechnungssoftware beide Varianten anbietet, wählen Sie strukturiert.

Pflichtfelder auf dem Rechnungsdokument selbst

Der QR-Code allein macht noch keine gesetzeskonforme Rechnung. Das eigentliche Rechnungsdokument muss die handels- und steuerrechtlichen Angaben enthalten. Dazu gehören — unabhängig von der QR-Komponente:

• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer (fortlaufend, eindeutig)
• Name und Adresse von Aussteller und Empfänger
• Leistungsbeschreibung (Was wurde geliefert oder erbracht?)
• Leistungsdatum oder -periode
• Betrag und angewandter MWST-Satz (8.1 % Normalsatz, 2.6 % Sondersatz für Beherbergung, 3.8 % Sondersatz für bestimmte Leistungen) — sofern Sie MWST-pflichtig sind
• MWST-Nummer (im Format CHE-123.456.789 MWST) bei MWST-pflichtigen Ausstellern
• Zahlungsfrist

Ein detaillierter Überblick über alle neun Pflichtangaben auf Schweizer Rechnungen findet sich im Pillar-Artikel zur Rechnungsvorlage mit allen Pflichtfeldern — dort sind auch branchenspezifische Besonderheiten beschrieben.

Optionale, aber empfohlene Felder

Technisch optional, in der Praxis aber sinnvoll:

• Mitteilungsfeld (Unstrukturierte Mitteilung): Max. 140 Zeichen, z. B. "Rechnung Nr. 2026-047". Gut sichtbar im E-Banking des Zahlers.
• Rechnungsinformationen (Bill Information, Swico): Ein strukturiertes Datenfeld, das MWST-Informationen maschinenlesbar enthält. Nützlich, wenn Ihre Kunden automatisierte Buchführungssoftware einsetzen.
• Alternative Verfahren (AV-Parameter): Für eBill oder andere Zahlungsinfrastrukturen.

Das Swico-Format lohnt sich besonders dann, wenn Sie regelmässig an grössere Firmen fakturieren, die ihre Kreditoren automatisiert verarbeiten.

Checkliste vor dem Versand

Bevor Sie die QR-Rechnung abschicken, prüfen Sie diese Punkte:

• QR-IBAN vorhanden, falls QR-Referenz genutzt wird
• Referenztyp und Referenznummer stimmen überein
• Empfängername und -adresse vollständig und korrekt (strukturiertes Format)
• Währung angegeben (CHF oder EUR)
• Betrag korrekt — oder bewusst leer gelassen (z. B. bei offenen Rechnungen)
• Layout entspricht SIX-Vorgaben (Zahlungsteil rechts, Empfangsschein links, Trennlinie)
• Rechnungsdokument enthält alle handels- und steuerrechtlichen Pflichtangaben
• MWST-Nummer aufgeführt, sofern MWST-pflichtig
• Rechnungsnummer fortlaufend und eindeutig

Wenn Sie Rechnungen direkt im Browser erstellen und ausdrucken möchten, übernimmt die SnapBill App die SIX-konforme QR-Code-Generierung automatisch — inklusive Validierung der QR-IBAN und des Referenztyps.

Häufige Fehler und ihre Konsequenzen

Falscher Referenztyp: Eine QR-Referenz (26 Stellen) zusammen mit einer normalen IBAN führt dazu, dass das E-Banking des Zahlers die Zahlung entweder ablehnt oder die Referenz ignoriert. Der Zahlungsabgleich schlägt fehl.

Fehlender Betrag: Ein leeres Betragsfeld ist technisch erlaubt, sorgt aber oft für Rückfragen beim Zahler. Wenn Sie bewusst auf einen offenen Betrag setzen (z. B. bei Kostennoten), erläutern Sie dies im Mitteilungsfeld.

Layoutabweichungen: Der Zahlungsteil darf nicht beliebig gestaltet werden. Eigene Logos, Farben oder abweichende Schriftgrössen im Zahlungsbereich sind nicht zulässig.

Fehlende MWST-Angaben: MWST-pflichtige Aussteller, die den Steuersatz oder die MWST-Nummer weglassen, riskieren Probleme beim Vorsteuerabzug ihrer Kunden. Mehr zu den Grundlagen der Schweizer MWST erklärt der Leitfaden zu MWST Sätzen und Pflichten.

Auf einen Blick

• Der Swiss QR Code enthält strukturierte Zahlungsdaten nach SPS-Standard — alle obligatorischen Felder müssen befüllt sein.
• QR-IBAN ist Pflicht, wenn Sie eine QR-Referenz (26-stellig) nutzen; bei SCOR oder NON reicht die normale IBAN.
• Das Rechnungsdokument selbst unterliegt zusätzlich den handels- und steuerrechtlichen Anforderungen: Datum, Nummer, Leistungsbeschreibung, MWST-Angaben.
• Layoutabweichungen im Zahlungsteil sind unzulässig — halten Sie sich an die SIX-Vorgaben.
• Eine strukturierte Empfängeradresse und das Swico-Datenfeld erhöhen die Verarbeitungsqualität bei Ihren Kunden deutlich.

Wer diese Checkliste konsequent abarbeitet, vermeidet die gängigsten Ursachen für Zahlungsverzögerungen und Rückmeldungen von Banken oder Kunden. Auf der SnapBill Startseite finden Sie ausserdem einen direkten Einstieg in die QR-konforme Rechnungserstellung — ohne Softwareinstallation.