6. Mai 20262 Min

Rechnungsvorlage Schweiz — alle Pflichtfelder auf einer Seite

Welche Felder eine Schweizer Rechnung enthalten muss, damit sie rechtskonform und vorsteuerabzugsfähig ist. Mit kostenloser Vorlage.

#rechnungsvorlage
#pflichtfelder
#schweiz

Eine Rechnung in der Schweiz ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung — sie ist ein steuerrechtliches Dokument. Fehlen Pflichtangaben, verlierst du Glaubwürdigkeit und dein Kunde verliert den Vorsteuerabzug. Die folgende Checkliste deckt alles ab.

Die Pflichtangaben nach OR und MWSTG

Jede Rechnung enthält:

Feld	Pflicht?	Hinweis
Name + Adresse Aussteller	Ja	Vollständig, mit Land falls ausländisch
Name + Adresse Empfänger	Ja	Firmenname genau wie im HR
Rechnungsdatum	Ja	Bestimmt den Beginn der Aufbewahrungsfrist
Rechnungsnummer	Ja	Eindeutig, fortlaufend
Leistungsbeschreibung	Ja	Was, wann, in welchem Umfang
Lieferdatum / -zeitraum	Ja	Kann mit Rechnungsdatum identisch sein
Entgelt (Netto/Brutto)	Ja	In CHF oder EUR
MWST-Satz und -betrag	Bei Pflicht	8.1% / 2.6% / 3.8% — siehe MWST-Grundlagen
UID-Nummer mit 'MWST'	Bei Pflicht	Format CHE-123.456.789 MWST
Zahlungsfrist	Empfohlen	Klares Datum statt "30 Tage netto"
IBAN / QR-IBAN	Empfohlen	Auf dem QR-Zahlteil zwingend

Reihenfolge und Layout

Eine klare Struktur erleichtert die Buchhaltung beim Empfänger:

Briefkopf mit Logo und Aussteller-Adresse
Empfänger linksbündig, eine Leerzeile darunter Rechnungsnummer und Datum
Betreff ("Rechnung Nr. 2026-042")
Leistungstabelle mit Datum, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Totalpreis
Netto-Summe, MWST, Gesamtbetrag rechtsbündig
Zahlungshinweise (Frist, IBAN oder Hinweis auf QR-Rechnung)
QR-Zahlteil unten auf A4 oder als perforierte Beilage

QR-Zahlteil — die häufigsten Fehler

Der Zahlteil hat strenge Vorgaben. Häufige Stolpersteine:

Falsche Schriftart: zwingend Helvetica oder Arial, mind. 6 Punkt
Position: am unteren A4-Rand, mit Perforation oder Schere-Symbol getrennt
Sprachen: Titel und Labels müssen in DE/FR/IT/EN gleichzeitig stehen
Prüfsumme: Modulo-10 für QR-Referenz, Modulo-97 für SCOR

Wer das von Hand baut, macht regelmässig Fehler. Die SnapBill App generiert den Zahlteil normkonform aus deiner bestehenden Vorlage — siehe auch unsere ausführliche QR-Rechnungs-Anleitung.

Digitale vs. Papierrechnung

Beide sind in der Schweiz gleichwertig anerkannt, solange:

PDF als unveränderbares Format (PDF/A) gespeichert wird
Aufbewahrung über 10 Jahre auch nach Software-Wechsel gewährleistet ist
Bei elektronischer Signatur die Schweizer ZertES-Vorgaben erfüllt sind

eBill ist die offizielle Schweizer Plattform für elektronische Rechnungen — direkt aus dem E-Banking abrufbar. Lohnt sich ab ~50 wiederkehrenden Rechnungen pro Monat.

Auf einen Blick

Pflichtangaben: Adressen, Datum, Nummer, Leistung, Betrag, ggf. UID + MWST
Eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer (Lücken erlaubt, Duplikate verboten)
Aufbewahrung 10 Jahre (Immobilien: 20 Jahre)
QR-Zahlteil zwingend — am sichersten mit der SnapBill App
Für Freelancer ohne MWST: leichter — siehe Freelancer-Leitfaden

Häufige Fragen

Welche Felder sind auf einer Schweizer Rechnung Pflicht?

Pflichtangaben sind: Name und Adresse von Aussteller und Empfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer (fortlaufend), eindeutige Leistungsbeschreibung, Lieferdatum oder -zeitraum, Entgelt und — bei MWST-Pflicht — UID-Nummer mit Zusatz 'MWST' sowie Steuersatz und -betrag. Ohne diese Angaben kann dein Kunde keine Vorsteuer abziehen.

Darf ich eine Rechnungsvorlage in Word verwenden?

Ja, Word- oder Excel-Vorlagen sind grundsätzlich zulässig. Achte aber darauf, dass die QR-Rechnung korrekt eingefügt ist — sie hat strenge Vorgaben für Position, Schriftart und Schwellenpapier. Tools wie SnapBill nehmen dir diese Formatierung ab und erstellen ein konformes PDF in Sekunden.

Muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein?

Ja, das Obligationenrecht verlangt eine eindeutige und nachvollziehbare Nummerierung. Lücken sind erlaubt (z.B. bei stornierten Rechnungen), Duplikate nicht. Übliche Systeme: 'JJJJ-NNN' (2026-001) oder 'JJ-NNNN' (26-0001). Wichtig ist, dass das System für Steuerprüfungen nachvollziehbar bleibt.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Geschäftsbücher und Belege bewahrst du 10 Jahre auf — sowohl ausgestellte als auch erhaltene Rechnungen. Bei MWST-Pflicht für Immobilien-Leistungen verlängert sich die Frist auf 20 Jahre. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, sofern die Belege unveränderbar gespeichert sind (z.B. PDF/A oder Audit-Trail).

Jetzt ausprobieren