Honorario e spese sulla fattura: ciò che i freelance devono sapere

Molti freelance svizzeri fatturano honorario e spese insieme – e commettono errori che prima o poi generano discussioni con il committente o il consulente fiscale. La separazione sembra semplice, ma non lo è sempre: aliquote IVA diverse, spese senza imposta, ricevute che il committente vuole vedere – tutto deve essere chiaro e tracciabile sulla fattura.

Perché la separazione è importante

Se come freelance scrivete semplicemente «CHF 3 400.– spese incluse», create un problema al vostro committente: non può richiedere correttamente l'IVA anticipata, perché non è chiaro quale importo è soggetto a quale aliquota IVA. Per voi stessi nasce il rischio di versare l'IVA su importi che non sono affatto imponibili.

Il principio fondamentale della legge svizzera sull'imposta sul valore aggiunto (LIVA) è il seguente: le spese che sostenete a nome e su incarico del vostro committente sono considerate cosiddette partite di passaggio – non sono soggette a nessuna IVA. Le spese che sostenete di vostra iniziativa e fate pagare al committente fanno invece parte della vostra retribuzione e sono soggette a IVA.

Questa distinzione è decisiva – e nella pratica viene spesso confusa.

Partite di passaggio vs. spese riaddebitate

Partite di passaggio (nessuna IVA)

Una partita di passaggio si verifica quando agite come intermediaria: il committente è il vero debitore della spesa e voi agite solo come pagante. Esempi tipici:

• Biglietto ferroviario acquistato a nome del committente e inoltrato con la ricevuta originale
• Parcheggio per un intervento esclusivamente presso il cliente
• Onorari notarili che avete anticipato per il committente

Sulla fattura le partite di passaggio compaiono come posizione separata senza indicazione dell'IVA – con la nota «Riaddebito senza imposta» o «Partita di passaggio secondo LIVA art. 24 cpv. 6 lett. b».

Spese proprie riaddebitate (con IVA)

Se acquistate personalmente il servizio e fate pagare al committente parte dei vostri costi, queste spese contano come parte della retribuzione. Sono soggette alla stessa aliquota IVA della vostra prestazione principale – normalmente 8.1% per prestazioni di servizi. Esempi tipici:

• Pernottamento in hotel che avete prenotato e pagato personalmente
• Forfait chilometrico per auto privata
• Forfait vitto secondo le vostre condizioni generali

Queste posizioni devono essere indicate con IVA.

Come strutturare la fattura

Una fattura chiaramente articolata vi protegge dalle domande. Un possibile schema:

Posizione	Descrizione	Importo CHF	IVA
1	Concept e realizzazione sito web (12 h × CHF 150.–)	1 800.00	8.1 %
2	Forfait vitto 2 giorni di viaggio	80.00	8.1 %
3	Biglietto ferroviario Zurigo–Berna–Zurigo (partita di passaggio)	62.00	0 %
	Subtotale esclusa IVA	1 880.00
	IVA 8.1% su CHF 1 880.00	152.28
	Totale CHF	2 094.28

Pos. 3: Riaddebito secondo LIVA art. 24 cpv. 6 lett. b; ricevuta originale allegata.

Questa struttura mostra subito al committente su cosa può richiedere l'IVA anticipata e su cosa no. Per la corretta redazione di tali fatture, vale la pena consultare la guida pratica alla fatturazione come freelance in Svizzera.

Ricevute: cosa dovete allegare

Se dovete allegare ricevute dipende dall'accordo con il committente – non è prescritto dalla legge. Nella pratica vale:

• Partite di passaggio: la ricevuta originale è opportuna, altrimenti è difficile provare la caratteristica di partita di passaggio.
• Spese proprie con forfait (ad es. forfait chilometrico): non serve la ricevuta, ma deve essere presente una descrizione chiara (data, percorso, km).
• Spese proprie effettive: consigliata ricevuta o copia, specialmente per importi più elevati.

Importante per la vostra contabilità: tutte le spese che fate pagare devono essere registrate anche presso di voi come costi – altrimenti si crea un profitto indefinito.

Spese con aliquota forfettaria

Se applicate il metodo dell'aliquota forfettaria – cosa che molti professionisti autonomi fanno perché semplifica la contabilità –, dovete sapere: anche qui le partite di passaggio vengono escluse dalla base imponibile. Quindi non applicate l'aliquota forfettaria su vere partite di passaggio. Questo sembra vantaggioso, ma richiede una netta separazione sulla fattura.

Un errore frequente: i freelance con aliquota forfettaria indicano sulla fattura «8.1% IVA», anche se internamente contabilizzano l'aliquota forfettaria (ad es. 5.9%). È consentito – il committente può richiedere l'8.1% come IVA anticipata – ma dovete contabilizzare correttamente la differenza internamente. Il vostro consulente fiscale dovrebbe affrontare questo tema con voi almeno una volta.

Errori comuni a colpo d'occhio

• Mescolare honorario e spese in modo forfettario: nessuna separazione dell'IVA, il committente non può richiedere correttamente l'IVA anticipata.
• Dichiarare spese proprie come partite di passaggio: si evita l'obbligo IVA, cosa che in caso di verifica dell'AFC comporta richieste di rimborso.
• Rimborso chilometrico senza dati: mancano data, percorso e chilometri – difficile da provare in caso di domande.
• Numero IVA mancante: chi è soggetto a IVA deve indicare il numero su ogni fattura. Come funzionano esattamente le basi dell'IVA in Svizzera è spiegato nella panoramica delle aliquote IVA, obblighi e regole speciali.
• Includere partite di passaggio nella contabilità IVA: versate troppa IVA – denaro che pagate inutilmente.

Implementare nella pratica

Quando create una nuova fattura, è consigliabile usare un modello con posizioni fisse: honorario, spese proprie (imponibili), partite di passaggio (esenti). L'app SnapBill vi permette di visualizzare più posizioni con aliquote IVA diverse – incluso 0% per le partite di passaggio – su un'unica fattura QR, senza dover sommare manualmente gli importi.

In sintesi

• Le partite di passaggio (a nome e su incarico del committente) non sono soggette a IVA e vengono indicate separatamente.
• Le spese proprie che fate pagare sono parte della retribuzione e sono soggette alla vostra aliquota standard.
• Separate chiaramente le posizioni sulla fattura – una tabella con colonna «aliquota IVA» previene la maggior parte degli errori.
• Documentate le partite di passaggio con ricevuta originale; le forfettarie per spese proprie con data e descrizione.
• Chi applica l'aliquota forfettaria deve comunque indicare separatamente le partite di passaggio e escluderle dalla base imponibile.
• Fate controllare la struttura dal vostro consulente fiscale almeno una volta – una verifica preliminare evita correzioni successive.

Con una fattura coerentemente suddivisa vi risparmiate domande, evitate richieste di rimborso IVA e dimostrate professionalità verso i vostri committenti. Vale la pena – anche se la configurazione del modello richiede inizialmente un po' di tempo. Per tutti gli aspetti della fatturazione, consultate la pagina iniziale di SnapBill.