Akontorechnung in Fremdwährung: CHF-Umrechnung korrekt

Wer als Schweizer KMU oder Freelancer regelmässig mit ausländischen Kunden arbeitet, kennt die Situation: Der Auftrag wird in Euro oder US-Dollar vereinbart, aber die Buchhaltung läuft in Schweizer Franken. Sobald eine Akontorechnung ins Spiel kommt, multiplizieren sich die offenen Fragen. Welcher Kurs gilt? Wann genau? Und wie behandelt man Kursdifferenzen, die bis zur Schlussrechnung entstehen?

Warum Fremdwährungen bei Akontorechnungen heikel sind

Bei einer normalen Einmalrechnung ist der Fremdwährungsaspekt überschaubar: Rechnungsdatum, Buchung, fertig. Bei Akontorechnungen hingegen liegen zwischen erster Anzahlung und Schlussabrechnung oft Wochen oder Monate. Der EUR/CHF-Kurs kann sich in dieser Zeit durchaus merklich bewegen.

Das erzeugt zwei Problemfelder:

• Buchhalterisch: Der in CHF verbuchte Akontoeingang weicht beim Schluss vom ursprünglichen Rechnungsbetrag ab.
• Steuerlich: Die MWST-Abrechnung gegenüber der ESTV erfolgt stets in CHF — der massgebende Umrechnungszeitpunkt muss deshalb klar und konsistent sein.

Welcher Wechselkurs gilt für die MWST?

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) lässt für die Umrechnung von Fremdwährungen in CHF grundsätzlich zwei Methoden zu:

1. Tageskurs zum Zeitpunkt der Steuerfälligkeit (in der Regel das Rechnungsdatum bzw. das Datum der Anzahlung)
2. Monatsmittelkurs gemäss den von der ESTV publizierten Devisen-Monatsmittelkursen

Wichtig: Einmal gewählt, muss die Methode konsequent und einheitlich auf alle Abrechnungsperioden angewendet werden. Ein Methodenwechsel mitten im Auftrag führt zu Differenzen, die schwer zu erklären sind — gegenüber dem Kunden und gegenüber dem Treuhänder.

Für die MWST-Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten (was viele KMU unter dem Schwellenwert von CHF 5,005 Mio. Umsatz wählen) ist der Zeitpunkt der tatsächlichen Zahlung massgebend. Das heisst: Geht die Akontozahlung am 14. Oktober auf Ihrem Konto ein, zählt der Kurs vom 14. Oktober — nicht das Datum, das auf der Rechnung steht.

Praxisbeispiel: Akontorechnung in EUR

Ein Schweizer Webdesigner vereinbart mit einem deutschen Kunden ein Projekt über EUR 8 000. Der Auftrag sieht eine Anzahlung von 40 % vor.

Schritt 1 — Akontorechnung ausstellen:

• Betrag: EUR 3 200 (40 % von EUR 8 000)
• MWST 8,1 % auf EUR 3 200 = EUR 259.20
• Brutto: EUR 3 459.20

Schritt 2 — Zahlung eingeht am 3. November:

• Kurs EUR/CHF am 3. November: 0.9450
• CHF-Gegenwert: 3 459.20 × 0.9450 = CHF 3 268.94
• Dieser Betrag wird in der CHF-Buchhaltung als Eingang gebucht.

Schritt 3 — MWST-Abrechnung:

• MWST-Anteil in CHF: 259.20 × 0.9450 = CHF 244.94
• Dieser Betrag fliesst in die MWST-Abrechnung für Q4 ein.

Schritt 4 — Schlussrechnung (2 Monate später):

• Restbetrag: EUR 4 800 + MWST EUR 388.80 = EUR 5 188.80
• Kurs beim Zahlungseingang: 0.9310
• CHF-Gegenwert: EUR 5 188.80 × 0.9310 = CHF 4 830.80

Die gesamten CHF-Eingänge (CHF 3 268.94 + CHF 4 830.80 = CHF 8 099.74) weichen vom fiktiven Gesamtbetrag bei einem fixen Kurs ab — das ist normal und kein Fehler, solange der Kurs jeweils korrekt dokumentiert ist.

Kursdifferenzen buchen: Das Konto 6960

Kursdifferenzen aus abgeschlossenen Geschäften gehören im Schweizer Kontenplan (KMU) auf das Konto 6960 Kursverluste bzw. 3960 Kursgewinne (je nach Plan auch abweichend nummeriert). Sie sind erfolgswirksam und erscheinen in der Erfolgsrechnung.

Typischer Fall: Der beim Akontoeingang verbuchte CHF-Betrag weicht vom CHF-Gegenwert des Schlussbetrags ab. Die Differenz wird beim Abschluss des Debitorenkontos als Kursgewinn oder Kursverlust ausgebucht.

Viele Treuhänder empfehlen, Fremdwährungsbeträge auf dem Debitorenkonto in der Originalwährung zu führen und erst bei Zahlungseingang umzurechnen. Das vereinfacht die Nachvollziehbarkeit erheblich.

Was auf die Akontorechnung in Fremdwährung gehört

Eine Akontorechnung in EUR muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung — auf die Pflichtfelder geht der Leitfaden zu Rechnungsvorlagen und Pflichtfeldern detailliert ein. Zusätzlich empfiehlt sich bei Fremdwährungsrechnungen:

• Währungsangabe klar und eindeutig (z. B. "EUR" nicht bloss "€")
• Hinweis auf den MWST-Satz in der Rechnungswährung
• Optional: Referenzkurs zum Rechnungsdatum (erleichtert dem Kunden die eigene Buchung)
• Bankverbindung in der Originalwährung, falls vorhanden (EUR-IBAN)

Achtung: Die QR-Rechnung nach Schweizer Standard ist ausschliesslich für CHF-Beträge vorgesehen. Wer eine Rechnung in EUR ausstellt, verwendet keine QR-Rechnung, sondern eine klassische IBAN-Überweisung oder SEPA-Lastschrift. Mehr zu den Eigenheiten der QR-Rechnung erklärt der Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur QR-Rechnung in der Schweiz.

MWST-Satz: Welcher gilt?

Das hängt von der Leistungsart ab, nicht von der Währung:

Leistung	MWST-Satz 2026
Standard (Dienstleistung, Beratung, IT)	8,1 %
Beherbergung	3,8 %
Lebensmittel, Bücher, Medikamente	2,6 %

Die Währung hat keinen Einfluss auf den anzuwendenden Steuersatz. Eine Beratungsleistung für einen deutschen Kunden unterliegt denselben Regeln wie für einen Schweizer Kunden — sofern der Leistungsort in der Schweiz liegt.

Häufige Fehler bei Akontorechnungen in Fremdwährung

• Kurs inkonsistent anwenden: Mal Tageskurs, mal Monatsmittelkurs — das erzeugt Differenzen, die in der Abrechnung schwer erklärbar sind.
• MWST in CHF ausweisen, obwohl die Rechnung in EUR ist: Das verwirrt den Kunden und kann buchhalterisch Probleme verursachen. Konsequent in der Rechnungswährung bleiben.
• Keine Kursdokumentation: Ohne festgehaltenen Kurs zum Zahlungsdatum ist eine Nachprüfung bei einer MWST-Kontrolle mühsam.
• QR-Rechnung für EUR-Beträge verwenden: Das ist technisch nicht zulässig.
• Kursdifferenzen vergessen: Kleine Beträge kumulieren sich über viele Aufträge und verfälschen das Jahresergebnis, wenn sie nicht sauber ausgebucht werden.

Mit der SnapBill App lassen sich Akontorechnungen in verschiedenen Währungen erstellen; die Umrechnung und Dokumentation des Kurses bleibt Aufgabe der Buchhaltung oder des Treuhänders.

Auf einen Blick

• Der MWST-massgebende Umrechnungszeitpunkt ist beim vereinnahmten Entgelt der Tag des Zahlungseingangs.
• Die ESTV akzeptiert Tageskurs oder ESTV-Monatsmittelkurs — aber konsistent über alle Perioden.
• Kursdifferenzen gehören auf ein separates Konto (Kursverluste/Kursgewinne) und sind erfolgswirksam.
• Die QR-Rechnung funktioniert nur in CHF — EUR-Rechnungen laufen über klassische IBAN.
• Alle Kurse zum Zahlungsdatum dokumentieren: Das spart Zeit bei Kontrollen und beim Jahresabschluss.