Akontohöhe richtig festlegen: Wann wie viel verlangen?

Viele Schweizer KMU und Freelancer stellen Akontorechnungen, ohne sich dabei viel zu überlegen — 30 Prozent klingt gut, also nimmt man 30 Prozent. Doch die richtige Akontohöhe hängt vom Projekttyp, der Liquiditätssituation und dem Kundenrisiko ab. Wer hier pauschal vorgeht, verschenkt entweder Sicherheit oder riskiert unnötige Reibung mit dem Kunden.

Was eine Akontorechnung leisten soll

Eine Anzahlung erfüllt zwei Funktionen gleichzeitig: Sie sichert Ihre Liquidität während der Projektlaufzeit, und sie signalisiert dem Kunden eine verbindliche Beauftragung. Beide Ziele beeinflussen, wie hoch der Betrag sein sollte.

Wer ein Projekt ohne Vorauszahlung startet, trägt das gesamte finanzielle Risiko bis zur Schlussrechnung selbst. Bei einem Auftrag über CHF 20 000 und einer Laufzeit von drei Monaten kann das bedeuten, dass Sie Löhne, Material oder Freelancer-Honorare vorstrecken — während der Kunde noch keinen Franken geleistet hat.

Richtwerte nach Auftragstyp

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Akontohöhe in der Schweiz. Was sich in der Praxis bewährt hat:

Auftragstyp	Typische Akontohöhe	Begründung
Materialintensiv (Handwerk, Bau)	40–50 %	Materialeinkauf vorab nötig
Wissensbasiert (Beratung, IT, Design)	20–30 %	Geringere Vorleistungen
Standardprodukt / Einzelbestellung	100 %	Kein Lagerrisiko eingehen
Jahresprojekt mit Meilensteinen	10–20 % pro Phase	Cashflow verteilt sichern
Neukunde ohne Referenz	30–50 %	Erhöhtes Ausfallrisiko

Diese Werte sind Orientierung, keine Regeln. Entscheidend ist, was in Ihrem Auftrag als Vorleistung tatsächlich anfällt.

Drei konkrete Faktoren, die die Höhe bestimmen

1. Ihre eigenen Vorleistungskosten

Berechnen Sie, welche Kosten bis zur ersten abrechenbaren Teilleistung entstehen: Material, Lizenzen, externe Dienstleister, Reisen. Diese Summe sollte mindestens durch die Akontorechnung gedeckt sein. Liegt Ihr Materialanteil bei CHF 8 000 und der Gesamtauftrag bei CHF 25 000, sollte das Akonto mindestens CHF 8 000 betragen — also rund 32 Prozent.

2. Das Zahlungsverhalten des Kunden

Bei Stammkunden mit langjähriger Beziehung und regelmässiger pünktlicher Zahlung können Sie die Akontohöhe tiefer ansetzen oder ganz darauf verzichten. Bei Neukunden, Kunden mit bekannten Liquiditätsproblemen oder ungewöhnlich grossen Aufträgen ist ein höheres Akonto sinnvoll. Informationen zum weiteren Vorgehen bei Zahlungsausfall finden Sie im Leitfaden zum Mahnwesen in der Schweiz.

3. Zahlungsziel und Projektlaufzeit

Je länger ein Projekt dauert, desto wichtiger ist es, den Cashflow mit Akontorechnungen zu steuern. Bei einem Projekt über sechs Monate empfiehlt sich ein Modell mit mehreren Akontostufen (z. B. 30 % bei Auftragserteilung, 30 % nach Halbzeit, 40 % bei Abschluss) statt einer einzigen Vorauszahlung zu Beginn.

Was im Vertrag stehen sollte

Die Akontohöhe allein reicht nicht. Wichtig sind auch:

• Fälligkeit: Wann ist das Akonto zu bezahlen — sofort bei Auftragsbestätigung, oder binnen 10 Tagen?
• Leistungsbeginn: Starten Sie erst nach Eingang der Zahlung oder schon mit Bestätigung?
• Anrechnung: Wie wird das Akonto auf der Schlussrechnung ausgewiesen und verrechnet?
• Rückerstattung: Was passiert bei Auftragsabbruch?

Diese Punkte im Offerttext oder Auftrag zu regeln, schützt beide Seiten und verhindert spätere Diskussionen. Der Praxisleitfaden zum Rechnung schreiben als Freelancer enthält dazu weitere hilfreiche Hinweise.

MWST: Kurzer Hinweis zur Steuerpflicht

Wenn Sie MWST-pflichtig sind, gilt die Steuerpflicht grundsätzlich zum Zeitpunkt der Vereinnahmung — also auch für Akontorechnungen. Das Akonto wird mit dem anwendbaren Satz (8.1 %, 2.6 % oder 3.8 %) ausgewiesen. Auf der Schlussrechnung wird es dann angerechnet, sodass insgesamt keine Doppelbesteuerung entsteht. Die genaue Buchungslogik ist ein eigenes Thema und wird in einem separaten Artikel detailliert behandelt.

Praktische Umsetzung: Rechnung erstellen

Wenn Sie die Akontohöhe festgelegt haben, ist die Erstellung unkompliziert. Eine Akontorechnung mit QR-Einzahlungsschein erstellen Sie direkt in der SnapBill App, inklusive korrekter MWST-Ausweisung und automatischer Nummerierung. Wichtig: Kennzeichnen Sie die Rechnung klar als "Akontorechnung" oder "Anzahlung" und geben Sie den Gesamtauftragswert an, damit der Kunde den Kontext sieht.

Häufige Fehler bei der Akontohöhe

• Zu tief angesetzt aus Scheu: Viele Freelancer scheuen sich, ein hohes Akonto zu verlangen, weil sie den Kunden nicht vergraulen wollen. In der Praxis ist ein klar begründetes Akonto ein Zeichen von Professionalität.
• Runde Prozentzahl ohne Kalkulation: 30 % klingt gut, deckt aber unter Umständen nicht mal die Vorleistungskosten.
• Kein Fälligkeitsdatum: Ohne Zahlungsfrist wird das Akonto oft erst kurz vor Projektstart bezahlt — zu spät für die Materialbeschaffung.
• Fehlende Regelung bei Auftragsabbruch: Was passiert mit dem Akonto, wenn der Kunde nach Zahlungseingang den Auftrag zurückzieht? Das sollte immer schriftlich geregelt sein.

Auf einen Blick

• Die richtige Akontohöhe hängt von Ihren Vorleistungskosten, dem Kundenrisiko und der Projektlaufzeit ab — pauschale Prozentsätze sind ein Ausgangspunkt, keine Antwort.
• Bei materialintensiven Aufträgen deckt das Akonto idealerweise den Einkaufsbetrag ab; bei wissensbasierten Projekten genügen oft 20–30 %.
• Regelungen zu Fälligkeit, Leistungsbeginn und Rückerstattung gehören in den Auftrag oder die Offerte — nicht nur auf die Rechnung.
• Mehrere Akontostufen über längere Projekte sind oft sinnvoller als ein einziges grosses Vorauszahlungsfeld.
• MWST-pflichtige Personen weisen das Akonto mit dem zutreffenden Steuersatz aus und rechnen es auf der Schlussrechnung an.