Tagesrate oder Projektpauschale: Was auf der Rechnung steht

Viele Schweizer Freelancer arbeiten mal nach Aufwand, mal mit einer fixen Projektpauschale — manchmal sogar beides auf derselben Rechnung. Was auf den ersten Blick nach einer Feinheit klingt, hat konkrete Auswirkungen: auf die Pflichtangaben, die MWST-Abrechnung und darauf, ob eine Rechnung bei einem Firmenkunden überhaupt als Vorsteuer geltend gemacht werden kann.

Tagesrate: Aufwand transparent ausweisen

Bei der Zeitabrechnung weist eine Freelancer-Rechnung typischerweise die Anzahl Stunden oder Tage sowie den vereinbarten Stundenansatz oder die Tagesrate aus. Die Leistungsbeschreibung sollte dabei klar sein — nicht bloss "Beratung", sondern "Konzeption Website, 12 h à CHF 145.00".

Was genau auf die Rechnung gehört

• Anzahl Einheiten (Stunden, halbe Tage, Tage) klar beziffert
• Ansatz pro Einheit in CHF
• Leistungszeitraum (z.B. "Leistungen erbracht 02.06.–27.06.2026")
• MWST-Betrag separat ausgewiesen, sofern MWST-pflichtig (Normalsatz 8.1 %)
• MWST-Nummer der leistungserbringenden Person

Wer seine Rechnungsvorlage für Schweizer Verhältnisse korrekt aufgebaut hat, wird feststellen, dass sich Zeitabrechnungen darin problemlos abbilden lassen — die Tabelle mit Menge × Ansatz = Betrag ist der Standardfall.

Besonderheit: Reisezeit und Wartezeit

Reisezeit und Wartezeit sind nur dann verrechenbar, wenn das im Vertrag oder Angebot explizit vereinbart wurde. Fehlt diese Vereinbarung, ist es heikel, sie auf der Rechnung separat auszuweisen. Im Zweifel lieber als eigene Position mit Ansatz CHF 0.00 und Notiz "gemäss Vereinbarung" aufführen — so bleibt die Rechnung nachvollziehbar.

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Projektpauschale: Einfach, aber mit Tücken

Eine Pauschale ist für viele Freelancer attraktiv: einmal verhandeln, dann in Ruhe arbeiten. Die Rechnung sieht schlanker aus — eine Position, ein Betrag. Aber genau hier entstehen Fehler.

Typische Probleme bei Pauschalrechnungen

1. Die Leistungsbeschreibung ist zu vage. "Webprojekt CHF 4'800.00" reicht nicht. Der Firmenkunde braucht eine Beschreibung, die klar macht, was mit der Zahlung abgegolten ist — schon nur wegen der internen Buchhaltung.

2. Der Leistungszeitraum fehlt. Auch bei einer Pauschale muss ersichtlich sein, für welchen Zeitraum oder welchen Projektumfang die Pauschale gilt. Das ist besonders relevant für die MWST-Abrechnung: Die Steuerschuld entsteht im Moment der Rechnungsstellung (bei vereinbarten Entgelten) respektive beim Geldeingang (bei vereinnahmten Entgelten).

3. MWST auf die gesamte Pauschale vergessen. Wer MWST-pflichtig ist, schuldet den Steuerbetrag auf dem vollen Pauschalpreis — auch wenn der Kunde diesen gar nicht bezahlt hat. Das ist besonders dann problematisch, wenn eine grosse Pauschale auf Kredit läuft. Die Grundlagen zur MWST-Pflicht und zu den aktuellen Sätzen erklärt der MWST-Leitfaden für 2026 übersichtlich.

So formulieren Sie eine Pauschalrechnung korrekt

Feld	Beispiel
Beschreibung	Konzeption und Gestaltung Relaunch Website, Phase 1 gemäss Offerte Nr. 2026-08
Leistungszeitraum	März bis Juni 2026
Betrag exkl. MWST	CHF 4'800.00
MWST 8.1 %	CHF 388.80
Rechnungstotal	CHF 5'188.80

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Gemischte Rechnung: Pauschale plus Zusatzaufwand

In der Praxis kommt es häufig vor, dass ein Projekt auf Pauschalbasis vereinbart wurde, aber Zusatzleistungen (Scope Creep, Nachträge) nach Aufwand verrechnet werden. Das ist legitim — aber die Rechnung muss klar trennen.

Empfehlenswert ist eine Struktur wie folgt:

1. Position 1: Projektpauschale gemäss Vertrag — CHF X
2. Position 2: Nachtragsaufwand gemäss Vereinbarung vom [Datum], N Stunden à CHF Y — CHF Z
3. Zwischentotal exkl. MWST
4. MWST 8.1 %
5. Total CHF

Wichtig: Wenn Sie auf einer solchen Rechnung die SnapBill App nutzen, können Sie Positionen mit unterschiedlichen Ansätzen frei kombinieren und das QR-Zahlungsteil automatisch generieren lassen — das spart manuelle Fehler bei IBAN und Referenznummer.

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MWST-Nicht-Pflichtige: Was gilt hier?

Wer unter der Umsatzgrenze von CHF 100'000 pro Jahr bleibt und nicht freiwillig MWST-pflichtig ist, stellt Rechnungen ohne Steuerausweis. Das gilt für Tagesrate und Pauschale gleichermassen. Die Rechnung darf keinen MWST-Betrag und keine MWST-Nummer enthalten — auch nicht den Hinweis "MWST 0 %". Stattdessen: entweder gar kein MWST-Hinweis, oder auf Wunsch die Formulierung "Von der Mehrwertsteuer befreit gemäss Art. 10 MWSTG".

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Welches Modell ist "besser"?

Das kommt auf das Projekt an — aber aus Rechnungssicht gibt es klare Unterschiede:

Kriterium	Tagesrate	Pauschale
Transparenz für den Kunden	Hoch	Mittel
Aufwand bei Erstellung	Höher	Tiefer
Risiko bei Scope Creep	Beim Kunden	Bei Ihnen
MWST-Risiko bei Zahlungsverzug	Tiefer (anteilig)	Höher (voller Betrag fällig)
Eignung für Wiederholungsaufträge	Gut	Sehr gut

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Auf einen Blick

• Tagesrate: Anzahl Einheiten, Ansatz, Leistungszeitraum und MWST sauber ausweisen. Reisezeit nur verrechnen, wenn vertraglich vereinbart.
• Pauschale: Leistungsbeschreibung detailliert halten, Zeitraum nennen, MWST auf den vollen Betrag nicht vergessen.
• Gemischt: Positionen klar trennen, Nachtrag mit Datum der Vereinbarung referenzieren.
• Ohne MWST-Pflicht: Keine MWST-Angaben auf der Rechnung — weder Satz noch Nummer.
• Bei Unsicherheiten zur Rechnungsstruktur lohnt sich ein Blick in den Praxisleitfaden für Freelancer-Rechnungen in der Schweiz — dort sind alle Pflichtangaben mit Beispielen erklärt.
• Für die saubere Erstellung können Freelancer den Online-Rechnungsgenerator von SnapBill nutzen, der QR-Zahlungsteile korrekt nach Schweizer Standard generiert.