Akontorechnung stellen, bevor der Auftrag startet: 6 Fallen
Akontorechnung vor Auftragsstart: Diese 6 Fehler passieren Schweizer KMU und Freelancern häufig — mit konkreten Lösungen für CHF-Rechnungen.
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Wer eine Akontorechnung stellt, bevor der eigentliche Auftrag läuft, bewegt sich in einem schmalen Korridor: Die rechtlichen Anforderungen sind dieselben wie bei einer normalen Rechnung, doch der Zeitpunkt schafft besondere Stolperfallen. Gerade bei Projektbeginn, wenn noch keine Leistung erbracht wurde, entstehen Unklarheiten über Inhalt, Formulierung und Verbuchung. Die folgenden sechs Fehler tauchen in der Praxis immer wieder auf — und lassen sich mit etwas Vorbereitung leicht vermeiden.
Fehler 1: Kein klarer Bezug zum Auftrag
Eine Akontorechnung, die lediglich «Anzahlung Projekt» lautet, ist rechtlich dünn. Fehlt die Verbindung zum konkreten Vertrag oder Angebot, wird es bei Differenzen heikel — sowohl gegenüber dem Kunden als auch bei einer MWST-Prüfung.
Was besser ist: Verweisen Sie auf die Angebotsnummer, das Projektkürzel oder das Datum des unterzeichneten Auftrags. Beispiel: «Akontozahlung gemäss Offerte Nr. 2026-047 vom 15.07.2026, Webentwicklung für Mustag GmbH». Damit ist die Rechnung einem konkreten Rechtsverhältnis zuzuordnen.
Fehler 2: Leistungsbeschreibung zu vage oder fehlend
Viele stellen die Akontorechnung aus, ohne zu beschreiben, was mit der Zahlung abgegolten wird. Dabei verlangt das Schweizer MWST-Recht auch bei Vorauszahlungen eine hinreichend bestimmte Leistungsangabe — denn der Steuersatz richtet sich nach der Art der zu erbringenden Leistung.
Wer zum Beispiel eine Innenarchitekturdienstleistung vorfinanziert, muss bereits in der Akontorechnung klar machen, dass es sich um eine Dienstleistung zum Normalsatz von 8,1 % handelt. Ein Catering-Betrieb, der eine Anzahlung für eine Festveranstaltung mit Speisen und Getränken kassiert, muss die MWST-Aufteilung bereits im Voraus schätzen — oder klären, welcher Satz überwiegt. Die Grundlagen der aktuell gültigen MWST-Sätze für 2026 helfen dabei, den richtigen Ansatz zu wählen.
Fehler 3: Kein expliziter Hinweis «Akontorechnung»
Ohne den Begriff «Akontorechnung» oder «Vorauszahlungsrechnung» fehlt dem Dokument die semantische Eindeutigkeit. Buchhalter:innen auf Kundenseite wissen dann nicht, ob eine Schlussrechnung folgt oder ob der Betrag vollständig ist.
Kennzeichnen Sie das Dokument klar: im Titel («Akontorechnung Nr. AR-2026-012»), aber auch im Fliesstext («Dieser Betrag wird auf der Schlussrechnung in Abzug gebracht»). Das verhindert Rückfragen und erleichtert die Verbuchung auf beiden Seiten.
Fehler 4: Falsche oder fehlende Rechnungsnummer
Akonторechnungen brauchen eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer — genauso wie jede andere Ausgangsrechnung. Ein häufiger Fehler: Die Akontorechnung wird mit derselben Nummer wie die spätere Schlussrechnung geführt oder erhält gar keine Nummer.
Das erzeugt Chaos in der Buchhaltung und kann bei einer MWST-Kontrolle Fragen auslösen. Legen Sie eine eigene Nummernreihe an, zum Beispiel mit Präfix «AK» oder «AZ», oder integrieren Sie Akontorechnungen in Ihre bestehende Sequenz. Entscheidend ist die Lückenlosigkeit.
Fehler 5: QR-IBAN fehlt oder IBAN stimmt nicht mit der Bank überein
Eine Akontorechnung ist erst vollständig, wenn der Zahlungsteil stimmt. In der Schweiz ist seit 2022 die QR-Rechnung Standard. Wer eine IBAN statt der korrekten QR-IBAN einträgt oder den Einzahlungsschein weglässt, riskiert Zahlungsverzögerungen — gerade dann unerwünscht, wenn die Anzahlung die Projektplanung finanzieren soll.
Prüfen Sie: Haben Sie eine QR-IBAN bei Ihrer Bank beantragt? Diese unterscheidet sich von der normalen IBAN und ist Voraussetzung für einen gültigen QR-Einzahlungsschein. Den vollständigen Prozess erklärt unser Leitfaden zur QR-Rechnung Schritt für Schritt.
Fehler 6: Zahlungsziel unklar oder fehlt
Bei einer Akontorechnung vor Auftragsstart ist das Zahlungsziel besonders wichtig, weil der Cashflow des Projekts davon abhängt. Trotzdem wird es häufig weggelassen oder lautet pauschal «30 Tage netto» — ohne Datum.
Formulieren Sie konkret: «Zahlbar bis 22.08.2026». Fügen Sie bei Bedarf einen Skonto-Anreiz hinzu, zum Beispiel «2 % Skonto bei Zahlung bis 12.08.2026». Das senkt das Ausfallrisiko und macht den Cashflow planbarer. Achten Sie darauf, dass das Zahlungsziel realistisch ist: Wer am ersten Tag eines dreiwöchigen Projekts startet, kann kein 60-Tage-Ziel setzen, wenn die Arbeiten in Woche zwei beginnen sollen.
Checkliste: Akontorechnung vor Auftragsstart
| Element | Warum es nicht fehlen darf |
|---|---|
| Bezeichnung «Akontorechnung» | Eindeutige Abgrenzung zur Schlussrechnung |
| Eigene Rechnungsnummer | Lückenlose Buchhaltung, MWST-Konformität |
| Verweis auf Angebots-/Vertragsnummer | Rechtliche Zuordnung, Verbindlichkeit |
| Konkrete Leistungsbeschreibung | MWST-Satz-Bestimmung, Kundenkommunikation |
| MWST-Ausweis (Satz + Betrag) | Pflicht für MWST-pflichtige Unternehmen |
| QR-IBAN und QR-Code | Zahlbarkeit nach Schweizer Standard |
| Konkretes Zahlungsdatum | Cashflow-Steuerung, Mahnbasis |
| Hinweis auf spätere Verrechnung | Transparenz gegenüber Kunden und Buchhalter |
Wenn Sie Akontorechnungen digital erstellen und direkt mit QR-Code ausgeben möchten, können Sie das über die SnapBill App erledigen — die Pflichtfelder sind dort vorausgefüllt, und der QR-Code wird automatisch generiert.
Sonderfall: Akontorechnung an Privatpersonen
Privatpersonen können den Vorsteuerabzug ohnehin nicht geltend machen, aber der MWST-Ausweis bleibt trotzdem relevant: Ihre eigene Abrechnung mit der ESTV basiert auf dem Zeitpunkt des Geldeingangs (bei vereinnahmter Abrechnung) oder der Rechnungsstellung (bei vereinbarter Abrechnung). Wer im falschen Quartal deklariert, riskiert Verzugszinsen. Stellen Sie die Akontorechnung daher immer rechtzeitig aus — idealerweise im selben Quartal, in dem Sie die Zahlung erwarten.
Auf einen Blick
- Bezeichnen Sie Akontorechnungen immer explizit als solche und vergeben Sie eine eigene Rechnungsnummer.
- Verweisen Sie auf das zugrunde liegende Angebot oder den Vertrag.
- Beschreiben Sie die Leistung konkret genug, um den korrekten MWST-Satz zu begründen.
- Verwenden Sie die QR-IBAN und einen vollständigen QR-Einzahlungsschein.
- Setzen Sie ein konkretes Zahlungsdatum — kein «30 Tage netto» ohne Bezugsdatum.
- Halten Sie fest, dass der Betrag auf der Schlussrechnung verrechnet wird.
Häufige Fragen
Muss eine Akontorechnung in der Schweiz MWST ausweisen?
Ja, wenn Ihr Unternehmen MWST-pflichtig ist. Die Steuerpflicht entsteht bereits mit der Vereinnahmung einer Vorauszahlung, nicht erst bei Leistungserbringung. Sie müssen den anzuwendenden MWST-Satz anhand der geplanten Leistung bestimmen und diesen klar auf der Rechnung ausweisen. Bei gemischten Leistungen mit unterschiedlichen Sätzen empfiehlt sich eine Aufteilung bereits auf der Akontorechnung.
Was passiert wenn die Akontozahlung höher ist als die Schlussrechnung?
In diesem Fall wird die Differenz auf der Schlussrechnung als Gutschrift oder Rückzahlung ausgewiesen. Gleichzeitig müssen Sie die bereits abgerechnete MWST im betreffenden Quartal korrigieren, da die Steuerschuld dem tatsächlichen Leistungswert entsprechen muss. Dokumentieren Sie die Korrektur sauber mit einer Gutschrift oder einer Korrekturbuchung.
Wie lange darf zwischen Akontorechnung und Schlussrechnung liegen?
Das Schweizer MWST-Recht schreibt keine maximale Frist vor. Aus buchhalterischen und geschäftlichen Gründen empfiehlt sich jedoch, die Schlussrechnung im selben Geschäftsjahr zu stellen, um Jahresabschluss-Komplikationen zu vermeiden. Liegt ein grosser zeitlicher Abstand vor, sollten offene Akontopositionen spätestens beim Jahresabschluss klar deklariert und als Verbindlichkeit beziehungsweise Vorauszahlung ausgewiesen sein.
Kann ich eine Akontorechnung per eBill an meine Kunden senden?
Ja, eBill unterstützt grundsätzlich alle Rechnungsarten, also auch Akontorechnungen. Voraussetzung ist, dass Ihr Finanzinstitut eBill anbietet und Ihr Kunde den Dienst aktiviert hat. Wichtig: Kennzeichnen Sie die Rechnung im Betreff oder im Referenztext als Akontorechnung, damit sie auf Kundenseite korrekt verarbeitet wird.
Wie nummeriere ich Akontorechnungen, wenn ich mehrere pro Projekt habe?
Bewährt hat sich ein Präfix kombiniert mit der Projektnummer und einer laufenden Teilnummer, zum Beispiel AK-2026-047-1, AK-2026-047-2. So ist auf einen Blick ersichtlich, zu welchem Projekt die Teilrechnung gehört und in welcher Folge sie gestellt wurde. Eine einheitliche Systematik erleichtert ausserdem die Abstimmung bei der Schlussrechnung erheblich.
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