Akontorechnung unbezahlt: Was KMU jetzt tun können
Anzahlung nicht erhalten, Auftrag steht still? So reagieren Sie rechtlich korrekt und schützen Ihre Liquidität – mit konkreten Schritten für Schweizer KMU.
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Sie haben eine Akontorechnung gestellt, der Auftrag ist vereinbart — doch das Geld ist nicht eingetroffen. Jetzt stellt sich die Frage: Starten Sie trotzdem? Mahnen Sie sofort? Und was, wenn der Kunde gar nicht zahlt? Dieser Artikel zeigt Ihnen, was in einem solchen Fall konkret zu tun ist, ohne dabei rechtliche Risiken einzugehen oder die Kundenbeziehung unnötig zu belasten.
Warum ausbleibende Anzahlungen besonders heikel sind
Eine Akontorechnung sichert Sie ab, bevor Sie mit dem Aufwand beginnen. Bleibt sie unbezahlt, stehen Sie vor einem Dilemma: Beginnen Sie mit der Arbeit, riskieren Sie, am Ende ohne Entschädigung dazustehen. Warten Sie, verlieren Sie möglicherweise den Kunden oder geraten in Verzug.
Anders als bei einer Schlussrechnung, bei der zumindest die Leistung bereits erbracht ist, haben Sie bei einer offenen Akontorechnung noch alle Karten in der Hand — und sollten sie nutzen.
Schritt 1: Zahlungsfrist prüfen und klar dokumentieren
Bevor Sie reagieren, schauen Sie auf die vereinbarte Zahlungsfrist. In der Schweiz gilt ohne explizite Vereinbarung eine gesetzliche Frist von 30 Tagen ab Rechnungsdatum (Art. 102 OR). Haben Sie kürzere Fristen — etwa 10 oder 14 Tage — in Ihren AGB oder im Angebot festgehalten, gilt diese.
Notieren Sie:
- Datum der Rechnungsstellung
- Vereinbarte Zahlungsfrist
- Tatsächliches Fälligkeitsdatum
- Ob eine schriftliche Auftragsbestätigung vorliegt
Ohne Dokumentation wird es später schwierig, Ansprüche durchzusetzen.
Schritt 2: Freundliche Zahlungserinnerung — aber zeitnah
Ein bis zwei Werktage nach Fälligkeit dürfen Sie eine Zahlungserinnerung versenden. Das ist keine Mahnung im rechtlichen Sinne, sondern ein Hinweis. Viele Zahlungsverzögerungen entstehen durch schlichte Vergesslichkeit oder interne Freigabeprozesse beim Kunden.
Formulieren Sie sachlich:
«Unsere Akontorechnung Nr. [XXX] vom [Datum] über CHF [Betrag] ist am [Fälligkeitsdatum] fällig geworden. Falls die Zahlung bereits unterwegs ist, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.»
Verzichten Sie auf Vorwürfe. Der Ton in dieser Phase soll die Beziehung intakt lassen.
Schritt 3: Formelle Mahnung mit Nachfrist setzen
Reagiert der Kunde nicht auf die Erinnerung, folgt die Mahnung. Wichtig: In der Schweiz müssen Sie den Schuldner in Verzug setzen, bevor weitergehende Rechte entstehen (Art. 102 Abs. 1 OR). Das geschieht durch eine schriftliche Mahnung mit konkreter Nachfrist — typischerweise 10 bis 14 Tage.
Halten Sie fest:
- Rechnungsnummer und -betrag
- Ursprüngliches Fälligkeitsdatum
- Neue Zahlungsfrist mit Datum
- Hinweis auf mögliche Folgeschritte (Stopp der Leistungserbringung, Betreibung)
Schicken Sie die Mahnung per E-Mail und per eingeschriebenem Brief, wenn die Summe bedeutend ist. So haben Sie einen Zustellnachweis.
Zum strukturierten Mahnwesen — von der Erinnerung bis zur Betreibung — finden Sie eine vollständige Übersicht im Leitfaden zum Mahnwesen in der Schweiz.
Schritt 4: Leistung zurückhalten — Ihr gutes Recht
Solange eine Akontorechnung offen ist, müssen Sie Ihre Leistung nicht erbringen. Das Einrederecht (Art. 82 OR) erlaubt Ihnen, die eigene Leistung zurückzuhalten, bis die Gegenleistung erbracht ist.
Teilen Sie dem Kunden schriftlich mit, dass Sie den Auftrag erst nach Zahlungseingang aufnehmen oder fortführen. Vermeiden Sie dabei eine aprupte, emotionale Formulierung — bleiben Sie bei der Sachebene:
«Gemäss unserer Vereinbarung beginnt die Leistungserbringung nach Eingang der Anzahlung. Da diese noch aussteht, können wir den Projektstart derzeit nicht bestätigen.»
Das ist keine Vertragsverletzung Ihrerseits — es ist vorausschauendes Risikomanagement.
Schritt 5: Betreibung als letztes Mittel
Zeigt der Kunde keinerlei Reaktion, bleibt die Betreibung via Betreibungsamt. In der Schweiz können Sie eine Forderung über das Betreibungsbegehren (SchKG) geltend machen, auch wenn kein Gericht vorgeschaltet ist.
Was Sie brauchen:
- Name und Adresse des Schuldners
- Genauen Forderungsbetrag in CHF
- Rechtsgrundlage (Vertrag, Rechnung)
Der Zahlungsbefehl wird dem Schuldner zugestellt. Erhebt er Rechtsvorschlag, brauchen Sie ein Gericht — dann wird es aufwändiger. Für kleine Beträge (bis CHF 2'000) gilt das vereinfachte Verfahren nach ZPO.
Beachten Sie: Die Betreibung belastet die Kundenbeziehung erheblich. Prüfen Sie vorher, ob ein klärendes Telefonat oder ein Zahlungsplan eine bessere Lösung wäre.
MWST-Aspekt: Was passiert mit der Steuerschuld?
Wer der MWST unterstellt ist, schuldet die Steuer grundsätzlich zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung — unabhängig davon, ob die Rechnung bezahlt wird. Das heisst: Sie haben eine Steuerschuld gegenüber der ESTV, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat.
Wer nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Methode) abrechnet, schuldet die MWST erst bei tatsächlichem Zahlungseingang — das ist für Liquiditätsgründen häufig vorteilhafter. Prüfen Sie mit Ihrer Treuhänderin, welche Methode für Sie gilt.
Die Grundlagen zur korrekten MWST-Abrechnung — inklusive der aktuellen Sätze von 8,1 %, 3,8 % und 2,6 % — erklärt der Artikel MWST Schweiz 2026 – Sätze, Pflichten und Sonderregeln.
Wann Akontorechnung anpassen oder neu stellen?
Manchmal hat sich der Projektumfang geändert, oder der Kunde bittet um eine andere Zahlungsstruktur. In diesem Fall empfiehlt sich, die offene Akontorechnung zu stornieren und eine neue mit den angepassten Konditionen auszustellen — sofern beide Parteien einverstanden sind. Erstellen Sie die neue Rechnung klar nummeriert und mit Referenz auf die stornierte Vorgängerrechnung.
Für eine saubere und vollständige Rechnungsstellung — inklusive QR-Zahlungsteil — nutzen Sie SnapBill, das Rechnungstool für Schweizer KMU und Freelancer.
Auf einen Blick
| Schritt | Wann | Massnahme |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 1–2 Tage nach Fälligkeit | Freundliche E-Mail, keine Mahnung |
| Formelle Mahnung | Ab 5–7 Tage nach Fälligkeit | Schriftlich, Nachfrist 10–14 Tage |
| Leistung zurückhalten | Sofort bei offener Anzahlung | Art. 82 OR, schriftlich kommunizieren |
| Betreibung | Nach erfolgloser Mahnung | Via Betreibungsamt, SchKG |
| MWST prüfen | Parallel | Abrechnungsmethode mit Treuhänder klären |
Eine unbezahlte Akontorechnung ist unangenehm, aber handhabbar — wenn Sie strukturiert vorgehen, schriftlich dokumentieren und Ihre Rechte kennen.
Häufige Fragen
Darf ich den Auftrag ablehnen, wenn die Anzahlung nicht eintrifft?
Ja, das ist rechtlich zulässig. Nach Art. 82 OR können Sie Ihre Leistung verweigern, solange die vereinbarte Gegenleistung — also die Anzahlung — noch aussteht. Wichtig ist, dass Sie dies dem Kunden schriftlich mitteilen und nicht stillschweigend den Auftrag ignorieren. So vermeiden Sie, selbst in Verzug zu geraten.
Wie lange dauert ein Betreibungsverfahren in der Schweiz typischerweise?
Ein Betreibungsbegehren wird dem Schuldner in der Regel innerhalb von wenigen Tagen bis zwei Wochen durch das Betreibungsamt zugestellt. Erhebt der Schuldner keinen Rechtsvorschlag, kann die Pfändung beantragt werden. Bei Rechtsvorschlag verlängert sich das Verfahren erheblich, da dann ein Gerichtsverfahren zur Beseitigung des Rechtsvorschlags nötig wird.
Was passiert mit der MWST-Pflicht, wenn eine Akontorechnung gar nicht bezahlt wird?
Wer nach vereinbarten Entgelten abrechnet, schuldet die MWST bereits bei Rechnungsstellung. Bleibt die Zahlung endgültig aus, kann die Steuer nachträglich korrigiert werden — zum Beispiel durch eine Gutschrift oder Stornierung. Die genaue Vorgehensweise hängt von der Abrechnungsmethode ab; Rücksprache mit der Treuhänderin ist empfehlenswert.
Kann ich Mahngebühren und Verzugszinsen auf einer Akontorechnung verrechnen?
In der Schweiz beträgt der gesetzliche Verzugszins 5 % pro Jahr (Art. 104 OR), sofern nichts anderes vereinbart ist. Mahngebühren können Sie nur verrechnen, wenn Sie diese in Ihren AGB oder im Vertrag vorgesehen haben. Ohne solche Vereinbarung haben Sie keinen Anspruch auf Mahnspesen, auch wenn es branchenüblich sein mag, sie zu berechnen.
Wie formuliere ich eine Nachfrist in der Mahnung rechtssicher?
Eine Nachfrist sollte ein konkretes Datum enthalten, nicht nur eine Anzahl Tage. Schreiben Sie zum Beispiel: «Bitte begleichen Sie den offenen Betrag bis spätestens [Datum].» Ergänzen Sie, welche Schritte Sie danach einleiten werden. Versenden Sie die Mahnung nachweisbar — per Einschreiben oder mit Lesebestätigung per E-Mail — damit der Zustellnachweis im Streitfall gesichert ist.
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