Zahlungsverzug als Freelancer: Was tun wenn Kunden nicht zahlen

Wer als Freelancer in der Schweiz regelmässig Rechnungen stellt, kennt das ungute Gefühl: Die Zahlungsfrist ist abgelaufen, das Konto bleibt leer, und der Kunde meldet sich nicht. Was jetzt? Die gute Nachricht: Das Schweizer Recht gibt Ihnen klare Instrumente in die Hand – vorausgesetzt, Sie setzen sie konsequent und in der richtigen Reihenfolge ein.

Warum Freelancer besonders gefährdet sind

Anders als ein KMU mit Kreditlinie oder Reserven spüren Selbständige einen offenen Betrag von 3 000 CHF oder mehr sofort in der Liquidität. Dazu kommt: Viele Freelancer scheuen den Konflikt mit einem Stammkunden und warten zu lang. Das verschlechtert die eigene Verhandlungsposition und verlängert den Zahlungsrückstand unnötig.

Typische Gründe, warum Rechnungen nicht bezahlt werden:

• Die Rechnung ist im E-Mail-Postfach des Kunden versunken.
• Der Ansprechpartner hat gewechselt, die Rechnung liegt nirgends erfasst.
• Der Kunde hat selbst Liquiditätsprobleme.
• Es gibt eine inhaltliche Beanstandung, die nie kommuniziert wurde.
• Die Rechnung fehlt ein Pflichtfeld (z. B. IBAN oder korrekte MWST-Angabe) und wurde intern blockiert.

Der letzte Punkt ist häufiger, als man denkt. Prüfen Sie deshalb zuerst Ihre eigene Rechnung, bevor Sie mahnen. Ein Blick auf den Praxisleitfaden Rechnung schreiben als Freelancer in der Schweiz hilft dabei, typische Fehler auszuschliessen.

Schritt 1: Freundliche Zahlungserinnerung (Tag 1–7 nach Fälligkeit)

Rechtlich ist eine Mahnung erst nötig, wenn der Schuldner in Verzug ist. Praktisch empfiehlt sich dennoch, kurz nach Ablauf der Zahlungsfrist eine formlose, sachliche Erinnerung zu schicken – per E-Mail reicht.

Was hineingehört:

• Rechnungsnummer und -datum
• Fälligkeitsdatum
• Offener Betrag in CHF
• Kurze Bitte um Begleichung bis zu einem konkreten neuen Datum (z. B. 10 Tage)
• Ihre IBAN oder QR-IBAN

Ton: neutral, keine Vorwürfe. Viele Fälle erledigen sich hier.

Schritt 2: Erste Mahnung – jetzt schriftlich und mit Frist

Meldet sich der Kunde nicht, folgt die erste offizielle Mahnung. Ab diesem Moment beginnt rechtlich die Verzugsfolge. Halten Sie fest:

• Datum der Mahnung
• Neue Zahlungsfrist (üblich: 10–14 Tage)
• Hinweis, dass Sie sich weitere Schritte vorbehalten

Verzugszinsen können Sie in der Schweiz ab Fälligkeit verlangen. Der gesetzliche Verzugszinssatz beträgt 5 % pro Jahr (Art. 104 OR). Falls Sie im Vertrag oder auf der Rechnung einen anderen Satz festgehalten haben, gilt dieser.

Senden Sie die Mahnung als PDF per E-Mail und – bei grösseren Beträgen – zusätzlich per Einschreiben. Das schafft Beweissicherheit.

Schritt 3: Letzte Mahnung mit ausdrücklicher Betreibungsandrohung

Bleibt auch die erste Mahnung ohne Reaktion, schreiben Sie eine letzte Mahnung. Formulieren Sie klar: Wenn der Betrag nicht bis zum [Datum] eingeht, werden Sie die Betreibung einleiten. Diese Ankündigung ist keine leere Drohung – halten Sie sich daran.

Sollten Sie Mahngebühren verrechnen?

Grundsätzlich ja, wenn Sie das in Ihren AGB oder auf der Rechnung so vorgesehen haben. Ohne vorherige Vereinbarung sind pauschale Mahngebühren in der Schweiz nicht ohne Weiteres durchsetzbar. Dokumentieren Sie tatsächliche Kosten (z. B. Porto für Einschreiben), die sind als Schadenersatz verlangbar.

Schritt 4: Betreibung einleiten

Wenn alle Mahnungen erfolglos bleiben, ist die Betreibung der nächste Schritt. In der Schweiz ist das Verfahren niederschwellig:

1. Zuständiges Betreibungsamt ermitteln: Das Betreibungsamt am Wohnsitz oder Geschäftssitz des Schuldners ist zuständig.
2. Betreibungsbegehren einreichen: Online über www.betreibung.ch oder direkt am Schalter. Gebühr: ab CHF 18.– (je nach Betrag).
3. Zahlungsbefehl: Das Amt stellt dem Schuldner einen Zahlungsbefehl zu. Dieser hat 10 Tage Zeit, Rechtsvorschlag zu erheben.
4. Kein Rechtsvorschlag: Zahlt der Schuldner nicht und erhebt keinen Einspruch, können Sie die Fortsetzung der Betreibung verlangen.
5. Rechtsvorschlag erhoben: Der Schuldner bestreitet die Forderung. Nun brauchen Sie entweder ein Urteil (Klage) oder eine Schuldanerkennung, um weiterzukommen.

Für eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Darstellung – vom freundlichen Erinnerungs-E-Mail bis zum Rechtsöffnungsbegehren – empfiehlt sich der Leitfaden zum Mahnwesen in der Schweiz.

Häufige Fehler, die den Prozess verlangsamen

Fehler	Folge
Keine schriftliche Mahnung vor Betreibung	Schuldner kann Verzug bestreiten
Falsche Schuldneradresse im Betreibungsbegehren	Zustellung scheitert, Verfahren verzögert sich
Fehlende IBAN auf der Originalrechnung	Schuldner kann Formalmangel als Grund anführen
Zu lange gewartet (über 60 Tage)	Liquiditätsengpass auf eigener Seite
Mündliche Mahnungen ohne Dokumentation	Kein Beweis im Streitfall

MWST-pflichtige Freelancer: Was mit der Steuer passiert

Wenn Sie MWST-pflichtig sind und eine Rechnung noch im laufenden Abrechnungsquartal offen ist, schulden Sie die MWST-Berechnung trotzdem — es sei denn, Sie rechnen nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Methode). Wer nach Soll-Methode abrechnet, muss die MWST auch dann abführen, wenn der Betrag noch nicht eingegangen ist. Klären Sie mit Ihrem Treuhänder, welche Methode für Sie gilt, und buchen Sie unbezahlte Rechnungen als Debitorenposten sauber aus, sobald die Uneinbringlichkeit feststeht — dann können Sie die MWST nachträglich korrigieren.

Grundlegendes zu MWST-Sätzen und Pflichten erklärt der Pillar-Artikel MWST Schweiz 2026 – Sätze, Pflichten und Sonderregeln.

Präventiv: So reduzieren Sie Zahlungsausfälle von Anfang an

• Akontozahlung vereinbaren: Bei grösseren Projekten 30–50 % vor Beginn verlangen.
• Kürzere Zahlungsfristen setzen: 10 oder 15 Tage netto statt 30 Tage sind bei Dienstleistungen üblich und zulässig.
• QR-Rechnung verwenden: Die eingebetteten Zahlungsinformationen reduzieren Tippfehler und erleichtern die Zahlung. Rechnungen direkt mit QR-Code können Sie in der SnapBill App erstellen.
• Klare Zahlungskonditionen in AGB: Was bei Verzug gilt, sollte schriftlich festgehalten sein.
• Bonität prüfen: Bei neuen Kunden mit grösserem Auftragsvolumen lohnt sich ein kurzer Betreibungsregisterauszug.

Auf einen Blick

• Zahlungserinnerung ab Tag 1 nach Fälligkeit – formlos und freundlich.
• Erste Mahnung schriftlich, mit konkreter Frist und Ankündigung weiterer Schritte.
• Letzte Mahnung mit ausdrücklicher Betreibungsandrohung.
• Betreibung über das zuständige Betreibungsamt – einfach, günstig, wirksam.
• MWST-pflichtige Freelancer klären die Abrechnungsmethode mit dem Treuhänder.
• Prävention schlägt Nachsorge: Akontozahlungen, kurze Fristen, QR-Rechnung.