Stundennachweis auf der Rechnung: Was Freelancer in der Schweiz beachten müssen
Wie Schweizer Freelancer Stunden korrekt auf Rechnungen ausweisen, welche Angaben Pflicht sind und wie Sie Diskussionen mit Kunden vermeiden.
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Viele Freelancer schicken am Monatsende eine Rechnung mit einer einzigen Zeile: «Beratungsleistungen Mai 2026 — CHF 4'800.–». Der Kunde zahlt — oder er zahlt eben nicht und fragt nach. Genau dieser zweite Fall lässt sich mit einem sauber aufgebauten Stundennachweis auf der Rechnung fast vollständig vermeiden. Was genau dort stehen muss, was freiwillig ist und wie Sie das Ganze effizient umsetzen, zeigt dieser Artikel.
Warum ein Stundennachweis auf der Rechnung zählt
Wer auf Stundenbasis abrechnet, schuldet dem Auftraggeber grundsätzlich Transparenz darüber, wie die Gesamtsumme zustande kommt. Das ist keine gesetzliche Vorschrift im eigentlichen Sinne, sondern folgt aus dem Auftragsrecht im Obligationenrecht (OR 394 ff.): Der Beauftragte muss über die Ausführung des Auftrags Rechenschaft ablegen.
Praktisch bedeutet das: Wer CHF 150.– pro Stunde verrechnet und 32 Stunden arbeitet, muss nachweisen können, dass diese 32 Stunden tatsächlich geleistet wurden — spätestens dann, wenn der Kunde die Rechnung bestreitet. Ein nachvollziehbarer Stundennachweis ist also gleichzeitig Rechnungsbeleg und Beweismittel.
Dazu kommt: Viele grössere Unternehmen und die öffentliche Hand verlangen einen Stundenrapport als Beilage zur Rechnung. Wer diesen nicht liefert, riskiert verzögerte Zahlungen oder muss nachliefern — mit entsprechendem Aufwand.
Was auf den Stundennachweis gehört
Pflichtangaben (damit die Rechnung als Beleg gilt)
Ein Stundennachweis ist Teil der Rechnung. Er muss deshalb die gleichen Grundinformationen enthalten wie das Rechnungsdokument selbst. Der umfassende Praxisleitfaden Rechnung schreiben als Freelancer in der Schweiz listet alle Pflichtfelder im Detail auf — hier die für den Stundennachweis relevanten:
- Name und Adresse des Leistungserbringers und des Auftraggebers
- Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistung (nicht bloss «Dienstleistung», sondern z. B. «UX-Konzeption für Projekt Relaunch Website»)
- Anzahl Stunden je Leistungsart und Stundensatz in CHF
- Gesamtbetrag — bei MWST-Pflichtigen mit ausgewiesenem Steuersatz und Steuerbetrag
Empfohlene Zusatzangaben
Diese Felder sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sie reduzieren Rückfragen erheblich:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Datum der Leistung | 12.05.2026 |
| Tätigkeit | Kickoff-Meeting mit Produktteam |
| Dauer | 2,0 h |
| Stundensatz | CHF 150.– |
| Zwischensumme | CHF 300.– |
| Projektphase / Ticket-Nr. | Phase 2 / PROJ-144 |
Die Projektphase oder Ticket-Nummer ist besonders in der IT- und Softwareentwicklung wichtig: Grosskunden wollen Kosten intern buchen können.
Stundennachweis und MWST: Zwei häufige Fehler
Fehler 1: Stundensatz inklusive MWST angeben, aber MWST nicht separat ausweisen. Wer MWST-pflichtig ist, muss Steuerbetrag und Steuersatz auf der Rechnung separat nennen. Der geltende Normalsatz beträgt 2026 weiterhin 8,1 %. Wer Leistungen im Bereich Bildung oder bestimmte Beratungsleistungen erbringt, prüft, ob der reduzierte Satz von 2,6 % oder der Sondersatz von 3,8 % greift. Einen Überblick über alle aktuellen Sätze und deren Anwendungsfälle bietet der Artikel zu MWST Schweiz 2026 — Sätze, Pflichten und Sonderregeln.
Fehler 2: Stunden runden, ohne es zu kennzeichnen. Wer auf Viertelstunden rundet, sollte das einmalig im Vertrag oder zumindest in den Rechnungskonditionen festhalten. Kommt es später zu einer Auseinandersetzung, ist eine undokumentierte Rundungspraxis schwer verteidigbar.
Stundennachweis als separates Beilagendokument oder integriert?
Beide Varianten sind gebräuchlich. Die Entscheidung hängt meistens vom Kunden ab:
Integriert in die Rechnung — empfehlenswert für kurze Mandate mit wenigen Positionen (unter 10 Zeilen). Alle Informationen stehen auf einem Dokument, der Kunde muss nichts zusammensuchen.
Als Beilage — sinnvoll bei langen Projekten mit vielen Einzelbuchungen, z. B. 60+ Stunden über mehrere Wochen. Die Rechnung enthält dann eine Zusammenfassung (Gesamtstunden, Stundensatz, Betrag), und das Beilagedokument zeigt die tägliche Aufstellung.
Wichtig: Auch das Beilagedokument trägt die gleiche Rechnungsnummer wie die Hauptrechnung, damit beide Dokumente eindeutig zusammengehören.
Zeiterfassung: Welches Tool, welches Format?
Die Art der Zeiterfassung ist frei wählbar. Entscheidend ist, dass die Daten vollständig und nachvollziehbar sind. Gängige Optionen:
- Einfache Tabellenkalkulation (Excel, Google Sheets): Günstig, flexibel, aber manuell fehleranfällig.
- Dedizierte Zeiterfassungs-Apps (Toggl, Clockify, Timely u. a.): Automatisiert, mit Exportfunktion; erleichtern das Erstellen von Monatsberichten.
- Direkt im Rechnungstool: Einige Lösungen erlauben das Erfassen von Stunden und generieren daraus automatisch Rechnungspositionen.
Wie Sie aus rohen Zeitlogs saubere Rechnungspositionen ableiten, zeigt der Artikel Stunden lückenlos abrechnen: Vom Zeitlog zur Rechnung im Detail.
Unabhängig vom Tool gilt: Erfassen Sie Zeiten täglich oder spätestens am Folgetag. Wer am Ende des Monats aus dem Gedächtnis rekonstruiert, macht Fehler — und die fallen beim Kunden auf.
Aufbewahrungspflicht für Stundennachweise
Als Buchungsbeleg unterliegen Stundennachweise der Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren (OR 958f). Das gilt für digitale und physische Belege gleichermassen. Wer Stundennachweise als PDF archiviert, achtet darauf, dass die Dateien unveränderbar und lesbar bleiben (z. B. PDF/A-Format).
Rechnung mit Stundennachweis effizient erstellen
Wer regelmässig auf Stundenbasis abrechnet, legt sich am besten eine Vorlage an, die den Stundennachweis direkt integriert. Mit der SnapBill App lassen sich Rechnungen mit beliebig vielen Positionen, Stundensätzen und Beschreibungen erstellen und als QR-Rechnung im Schweizer Standard ausgeben — ohne jedes Mal von vorne anzufangen.
Auf einen Blick
- Stundennachweis = Teil der Rechnung: Er muss dieselben Grundangaben wie die Rechnung enthalten.
- Tätigkeitsbeschreibung ist Pflicht: «Dienstleistungen» reicht nicht — beschreiben Sie konkret, was geleistet wurde.
- MWST separat ausweisen: Stundensatz und MWST-Betrag müssen getrennt erscheinen, wenn Sie MWST-pflichtig sind.
- Rundungen dokumentieren: Legen Sie die Rundungsregel vertraglich oder in den AGB fest.
- Täglich erfassen: Nachträgliche Rekonstruktionen sind fehleranfällig und im Streitfall schwer durchsetzbar.
- Aufbewahrung: 10 Jahre, digital oder physisch, unveränderbar.
Häufige Fragen
Wie detailliert muss ein Stundennachweis für Schweizer Behörden oder Gerichte sein?
Im Streitfall muss der Stundennachweis glaubhaft belegen, dass die abgerechneten Stunden tatsächlich geleistet wurden. Gerichte erwarten eine tagesgenaue Aufstellung mit Tätigkeitsbeschreibung, Datum und Dauer. Eine einzeilige Zusammenfassung reicht nicht. Wer täglich erfasst und die Logs aufbewahrt, ist auf der sicheren Seite.
Darf ich als Freelancer pauschal abrechnen, obwohl ich auf Stundenbasis arbeite?
Ja, wenn der Vertrag eine Pauschale vorsieht oder der Kunde damit einverstanden ist. In diesem Fall brauchen Sie keinen Stundennachweis auf der Rechnung, aber Sie sollten intern trotzdem Stunden erfassen — zum einen für die eigene Kalkulation, zum anderen falls der Kunde nachfragt oder eine Nachverhandlung nötig wird.
Was gilt, wenn ein Kunde den Stundennachweis nachträglich anzweifelt?
Zuerst klären Sie schriftlich, welche Positionen bestritten werden. Legen Sie dann Ihren originalen Zeitlog (z. B. Export aus der Zeiterfassungs-App) als Nachweis vor. Bleibt der Kunde bei seiner Ablehnung, steht Ihnen das Schlichtungsverfahren oder — bei höheren Beträgen — der Zivilrechtsweg offen. Ein lückenloser Zeitlog ist das stärkste Mittel in solchen Auseinandersetzungen.
Müssen Freelancer ohne MWST-Pflicht ihren Stundensatz anders ausweisen?
Nein, die Struktur des Stundennachweises bleibt gleich. Wer nicht MWST-pflichtig ist, weist schlicht keinen Steuerbetrag und keinen Steuersatz aus. Es empfiehlt sich, einen kurzen Hinweis wie «Kein MWST-Ausweis, da Umsatz unter der Pflichtgrenze» auf der Rechnung zu vermerken, um Rückfragen zu vermeiden.
Kann ich Fahrtzeit und Wartezeit auf dem Stundennachweis in Rechnung stellen?
Das hängt vom Vertrag ab. Ohne ausdrückliche Vereinbarung ist die Abrechenbarkeit von Reise- und Wartezeit umstritten. Halten Sie im Mandatsvertrag oder in Ihren AGB fest, welche Zeiten zum Stundensatz verrechnet werden und welche pauschal oder gar nicht. Weisen Sie solche Positionen im Stundennachweis immer als separate Zeilen mit eigenem Ansatz aus.
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