Stundennachweis auf Freelancer-Rechnungen: Was gilt?

Ob Webentwickler, Texterin oder IT-Consultant: Wer auf Stundenbasis arbeitet, fragt sich früher oder später, wie detailliert der Stundennachweis auf der Rechnung sein muss. Die kurze Antwort: Es gibt keine gesetzliche Pflicht, jeden Stundeneintrag einzeln aufzulisten — aber es gibt gute Gründe, es trotzdem zu tun, und klare Situationen, in denen Sie ohne Nachweis Probleme bekommen.

Was das Schweizer Recht tatsächlich verlangt

Das Obligationenrecht (OR) und das Mehrwertsteuergesetz (MWSG) schreiben für eine gültige Rechnung keinen detaillierten Stundennachweis vor. Was auf der Rechnung stehen muss, sind die üblichen Pflichtfelder einer Schweizer Rechnung: Rechnungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Name und Adresse beider Parteien, Leistungsbeschreibung, Betrag und — sobald Sie MWST-pflichtig sind — Steuernummer, angewandter Steuersatz und Steuerbetrag.

Die Leistungsbeschreibung muss lediglich so klar sein, dass der Leistungsempfänger die Rechnung einem konkreten Auftrag zuordnen kann. "Beratungsleistungen März 2026, 18 Stunden à CHF 150.—" ist rechtlich ausreichend. Eine Zeile-für-Zeile-Auflistung jeder Arbeitsstunde verlangt das Gesetz nicht.

Wann der Stundennachweis trotzdem obligatorisch wird

Der Vertrag sagt es

Viele Auftraggeber — besonders Grossunternehmen, Behörden und Spitäler — verlangen im Rahmenvertrag oder im Einzelauftrag explizit ein Timesheet oder ein signiertes Stundenprotokoll als Rechnungsbeilage. Prüfen Sie Ihre Auftragsbestätigung. Steht dort "Leistungsnachweis erforderlich", akzeptiert die Buchhaltung Ihre Rechnung ohne Begleitdokument schlicht nicht, und die Zahlung verzögert sich.

Die MWST-Prüfung

Wenn die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) eine Kontrolle durchführt, prüft sie, ob die in Rechnung gestellten Leistungen tatsächlich erbracht wurden. Können Sie keinen Nachweis liefern, riskieren Sie eine Aufrechnung. Das bedeutet: Sie schulden die MWST auch dann, wenn der Auftraggeber sie bereits bezahlt hat — und zusätzlich Verzugszinsen. Ein sorgfältig geführtes Timesheet ist hier Ihr wichtigstes Schutzinstrument.

Streitigkeiten mit dem Auftraggeber

Bestreitet ein Kunde die in Rechnung gestellten Stunden, kehrt sich die Beweislast faktisch um: Sie müssen belegen, dass Sie die Arbeit geleistet haben. Ohne Nachweis wird das vor einer Schlichtungsbehörde oder einem Handelsgericht mühsam. Im Streitfall zählt nicht, was Sie erinnern, sondern was Sie dokumentieren können.

Welche Form des Stundennachweises ist sinnvoll?

Es gibt keine vorgeschriebene Form. In der Praxis haben sich drei Varianten bewährt:

Variante	Aufwand	Geeignet für
Kompakt-Zeile auf der Rechnung	Sehr gering	Stammkunden, kurze Aufträge
Beilage als einfaches Timesheet (PDF)	Gering	Aufträge über 1–2 Wochen
Projektmanagement-Tool-Export (z.B. Toggl, Harvest)	Mittel	Langzeitprojekte, mehrere Rollen

Für die meisten Freelancer reicht ein schlichtes Timesheet als PDF-Beilage: Datum, Tätigkeit, Stunden. Dieses Dokument müssen Sie nicht mit der Rechnung identisch formatieren — es ist ein Begleitdokument.

Was auf die Rechnung selbst gehört

Auch wenn Sie das Timesheet separat beilegen, muss die Rechnung selbst die wesentliche Information enthalten. Mindestens:

• Leistungsart: z.B. "Konzeption und Redaktion Website-Texte"
• Leistungsperiode: z.B. "01.07.2026–31.07.2026" (gerade bei MWST wichtig für die korrekte Steuerperiode)
• Gesamtstunden und Stundensatz: z.B. "24 Stunden à CHF 130.—"
• Gesamtbetrag exkl. MWST, MWST-Betrag (8.1%), Gesamtbetrag inkl. MWST

Für die Zahlung via QR-Rechnung muss ausserdem die korrekte QR-IBAN Ihres Kontos eingebettet sein — wie das funktioniert, erklärt der Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur QR-Rechnung in der Schweiz.

Praktischer Ablauf: Rechnung plus Timesheet

Ein sauberer Workflow für Freelancer, die auf Stundenbasis arbeiten:

1. Laufend erfassen: Tragen Sie Ihre Stunden täglich oder spätestens wöchentlich ein — nachträgliche Schätzungen sind im Streitfall wertlos.
2. Monatlich abschliessen: Am Monatsende exportieren Sie das Timesheet, überprüfen Vollständigkeit und lassen es ggf. vom Auftraggeber visieren — per E-Mail-Bestätigung reicht in den meisten Fällen.
3. Rechnung erstellen: Übertragen Sie Gesamtstunden und Satz auf die Rechnung. Mit einem Tool wie der SnapBill-App können Sie Rechnungen direkt mit QR-Code und allen Pflichtfeldern erstellen, ohne eine Vorlage manuell zu pflegen.
4. Gemeinsam versenden: Rechnung und Timesheet als separate PDFs in derselben E-Mail. Betreff klar: "Rechnung Nr. 2026-047 inkl. Stundennachweis Juli 2026".
5. Archivieren: Beide Dokumente mindestens 10 Jahre aufbewahren (gesetzliche Belegpflicht in der Schweiz).

Stundensatz vs. Projektpauschale: macht das einen Unterschied?

Bei einer Projektpauschale erübrigt sich der Stundennachweis aus Kundensicht meistens — Sie haben einen Festpreis vereinbart, und ob Sie 30 oder 50 Stunden investiert haben, interessiert den Kunden vertraglich nicht. Trotzdem empfiehlt es sich, intern Stunden zu erfassen: für Ihre eigene Kalkulation, für die MWST-Prüfung und für zukünftige Angebote. Was auf der Rechnung steht und wie Tagesrate oder Pauschale korrekt ausgewiesen werden, behandelt der Artikel Tagesrate oder Projektpauschale: Was auf der Rechnung steht ausführlich.

Auf einen Blick

• Schweizer Recht verlangt keinen detaillierten Stundennachweis auf der Rechnung selbst — eine klare Leistungsbeschreibung mit Gesamtstunden und Satz genügt.
• Vertragliche Verpflichtungen (Rahmenvertrag, Auftragsbestätigung) können einen Nachweis trotzdem zwingend machen — prüfen Sie das vor der ersten Rechnungsstellung.
• Bei MWST-Kontrollen durch die ESTV ist ein Timesheet Ihr wichtigstes Belegmittel.
• Im Streitfall trägt der Leistungserbringer faktisch die Beweislast — ohne Nachweis ist ein Stundenstreit kaum zu gewinnen.
• Ein schlichtes PDF-Timesheet als Rechnungsbeilage reicht in den meisten Fällen vollständig aus.
• Interne Stundenerfassung lohnt sich auch bei Pauschalprojekten — für Kalkulation, MWST und Angebote.