Rechnungsvorlage Schweiz: Pflichtfelder, die wirklich zählen

Eine Rechnungsvorlage aufzusetzen klingt nach zehn Minuten Arbeit. In der Praxis sieht man jedoch immer wieder dieselben Lücken: fehlende MWST-Nummer, falsche Leistungsdaten, kein QR-Code. Das Resultat sind Rechnungen, die der Empfänger nicht für den Vorsteuerabzug verwenden kann — oder die bei einer MWST-Prüfung als unvollständig gelten. Dieser Artikel zeigt, welche Felder wirklich obligatorisch sind, welche situativ dazukommen und wo die häufigsten Fehler passieren.

Was das Schweizer Recht vorschreibt

Die Grundlage bildet Art. 26 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG). Wer MWST-pflichtig ist und einem Kunden den Vorsteuerabzug ermöglichen will, muss bestimmte Angaben zwingend auf der Rechnung ausweisen. Fehlt auch nur ein Element, kann die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) den Vorsteuerabzug beim Empfänger verweigern.

Für nicht MWST-pflichtige Personen — also wer unter dem Umsatzschwellenwert von CHF 100'000 pro Jahr bleibt — gelten die MWST-Pflichtfelder nicht. Trotzdem braucht auch eine vereinfachte Rechnung Mindestinhalte, damit sie als Beleg anerkannt wird.

Die Pflichtfelder auf einen Blick

Immer zwingend (MWST-pflichtig oder nicht)

• Name und Adresse des Rechnungsstellers — Firmierung exakt wie im Handelsregister oder wie angemeldet
• Name und Adresse des Empfängers
• Rechnungsdatum
• Eindeutige Rechnungsnummer (fortlaufend, keine Lücken)
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung — "Beratung" allein reicht nicht; Datum, Projekt oder Auftragsnummer helfen
• Betrag in CHF (oder anderer Währung, sofern vereinbart)

Zusätzlich für MWST-pflichtige Rechnungssteller

• MWST-Nummer (Format: CHE-123.456.789 MWST)
• MWST-Satz je Positionsart: 8.1 % (Normalsatz), 2.6 % (Sondersatz für Beherbergung) oder 3.8 % (Sondersatz für Beherbergung ab 2024 entfällt — gemeint sind Leistungen, die dem reduzierten Satz von 2.6 % unterliegen, z. B. Lebensmittel, Bücher)
• Steuerbarer Betrag pro Satz (Nettobetrag)
• MWST-Betrag pro Satz
• Gesamtbetrag inkl. MWST

Eine gute Übersicht aller geltenden Steuersätze und ihrer Anwendungsgebiete bietet der Pillar-Artikel zu MWST Schweiz 2026 — Sätze, Pflichten und Sonderregeln.

Situativ nötig

Situation	Zusätzliches Feld
Zahlung via QR-Rechnung	QR-IBAN, Referenznummer (QRR oder SCOR)
Abonnement / Dauermandat	Leistungsperiode (von–bis)
Fremdwährung	Umrechnungskurs und Datum
Lieferung ins Ausland	Zolltarifnummer, Ursprungsland
Teilzahlung / Akontorechnung	Verweis auf Gesamtauftrag, abzurechnender Betrag

Der häufigste Fehler: unzureichende Leistungsbeschreibung

"Webdesign Mai 2026" ist keine genügende Leistungsbeschreibung, wenn die ESTV nachfragt, was konkret erbracht wurde. Besser: Auftragsreferenz, Anzahl Stunden oder Pauschalbetrag, Projekttitel und Leistungszeitraum. Wer auf Stundenbasis abrechnet, sollte zudem prüfen, ob ein separater Stundennachweis beizulegen ist — dazu gibt es konkrete Hinweise im Artikel zum Stundennachweis auf Freelancer-Rechnungen.

Rechnungsnummer: Lücken sind teuer

Eine fortlaufende Nummerierung ist Pflicht. Lücken — etwa weil eine Rechnung gelöscht statt storniert wurde — können bei einer Buchprüfung als Indiz für nicht verbuchte Einnahmen gelten. Das Präfix darf frei gewählt werden (z. B. 2026-001 oder R-0042), muss aber konsistent bleiben. Empfehlenswert ist eine jahresbasierte Nummerierung, damit sich Revisionen leicht auf ein Geschäftsjahr eingrenzen lassen.

QR-Rechnung: Was auf die Vorlage gehört

Seit der Ablösung des Einzahlungsscheins ist die QR-Rechnung in der Schweiz Standard. Neben dem QR-Code selbst braucht die Vorlage:

• QR-IBAN (nicht die normale IBAN — die QR-IBAN hat eine andere Prüfziffer und beginnt mit CH, wird aber von der Bank separat zugeteilt)
• Referenznummer im QRR-Format (27 Stellen) oder SCOR-Format (strukturierte Creditor Reference)
• Zahlungsteil und Empfangsschein gemäss den Layoutvorgaben von SIX

Wer die technischen Anforderungen und häufige Umsetzungsfehler vermeiden will, findet eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung im Artikel QR-Rechnung erstellen in der Schweiz.

Zahlungsfrist: keine Pflicht, aber sinnvoll

Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Zahlungsfrist nicht — ohne Angabe gilt das OR-Standard von 30 Tagen. Dennoch sollte jede Vorlage eine explizite Frist enthalten ("Zahlbar bis 20. September 2026"), weil das im Mahnfall die Position stärkt. Üblich in der Schweiz sind 30 Tage netto, bei Stammkunden teils 60 Tage.

Gut zu wissen: Was nicht auf die Rechnung gehört

Viele Vorlagen enthalten überflüssige oder sogar problematische Angaben:

• AHV-Nummer: gehört nicht auf Kundenrechnungen — sie ist für Sozialversicherungszwecke reserviert.
• Bankverbindung ohne QR-Code: Bei QR-Rechnungen ist der QR-Code massgebend; eine zusätzliche IBAN im Textfeld kann zu Verwechslungen führen.
• Marketingaussagen im Rechnungstext: Rechtlich unproblematisch, aber unprofessionell und unter Umständen irreführend.

Vorlage direkt anlegen und befüllen

Wer eine fertige Vorlage mit allen Pflichtfeldern nutzen will, ohne selbst ein Layout zu bauen, kann das direkt in der SnapBill App tun — QR-IBAN, MWST-Satz und Leistungsbeschreibung sind dort strukturiert erfassbar und werden korrekt im Dokument platziert.

Auf einen Blick

• Jede Rechnung braucht: Rechnungssteller, Empfänger, Datum, Nummer, Leistungsbeschreibung, Betrag.
• MWST-pflichtig? Zusätzlich: MWST-Nummer, Steuersatz, Steuer- und Gesamtbetrag.
• QR-Rechnung: QR-IBAN statt normaler IBAN, korrekte Referenznummer, Layoutvorgaben einhalten.
• Leistungsbeschreibung präzise halten — "Beratung" allein genügt nicht.
• Rechnungsnummern fortlaufend ohne Lücken führen.
• Zahlungsfrist explizit angeben, auch wenn gesetzlich nicht zwingend.
• AHV-Nummer gehört nicht auf Kundenrechnungen.