Tagessatz oder Stundensatz? So entscheiden Freelancer richtig
Tagessatz oder Stundensatz – was passt besser zu Ihrem Projekt? Ein praxisnaher Vergleich für Schweizer Freelancer mit konkreten Rechenbeispielen.
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Viele Schweizer Freelancer stellen sich dieselbe Frage, bevor sie ein neues Projekt starten: Soll ich nach Stunden oder per Tagessatz abrechnen? Die Antwort ist nicht trivial — sie beeinflusst, wie viel Sie am Ende wirklich verdienen, wie viel Verwaltungsaufwand entsteht und wie klar die Rechnung für Ihren Kunden lesbar ist.
Worum geht es beim Unterschied?
Ein Stundensatz bedeutet: Sie erfassen jede gearbeitete Stunde, multiplizieren sie mit dem vereinbarten Betrag und stellen diesen Betrag in Rechnung. Ein Tagessatz (englisch: Day Rate) bedeutet: Sie vereinbaren einen Pauschalbetrag pro gearbeitetem Tag, unabhängig davon, ob Sie sieben oder neun Stunden daran arbeiten.
Beide Modelle sind in der Schweiz weit verbreitet. IT-Berater und Unternehmensberater arbeiten häufig mit Tagessätzen, während Designer, Texter oder Berater in kreativen Bereichen eher stundenweise abrechnen. Welches Modell passt, hängt von der Projektnatur, dem Kundentyp und Ihrer eigenen Arbeitssituation ab.
Stundensatz: Wann er sinnvoll ist
Der Stundensatz eignet sich besonders, wenn der Umfang eines Projekts schwer abzuschätzen ist oder sich häufig ändert. Sie werden fair für jede investierte Stunde entschädigt — auch wenn das Briefing plötzlich erweitert wird.
Vorteile:
- Volle Transparenz gegenüber dem Kunden
- Jede zusätzliche Stunde wird vergütet
- Einfach zu begründen bei Nachfragen
Nachteile:
- Sie werden für Ihre Effizienz bestraft: Wer schneller wird, verdient weniger
- Höherer Erfassungsaufwand — jede Stunde muss dokumentiert werden
- Kunden fragen bei grossen Beträgen häufiger nach
Typisches Beispiel
Ein Grafiker vereinbart CHF 120 pro Stunde für eine Website-Überarbeitung. Er arbeitet 18 Stunden, die Rechnung lautet CHF 2'160 zzgl. 8.1% MWST, also CHF 2'335.16. Klingt klar — wird aber unübersichtlich, wenn er 37 Positionen über drei Wochen erfasst hat.
Tagessatz: Wann er sinnvoll ist
Ein Tagessatz ist dann attraktiv, wenn Sie für einen Kunden regelmässig ganze Tage arbeiten, zum Beispiel als eingebetteter Spezialist in einem Unternehmen. Die Abrechnung ist einfach: Anzahl Tage × Tagessatz = Rechnungsbetrag.
Vorteile:
- Weniger Erfassungsaufwand — nur Tage zählen
- Sie profitieren von Ihrer eigenen Effizienz
- Übersichtliche, kurze Rechnung
Nachteile:
- Was gilt als "ein Tag"? Diese Definition muss klar schriftlich festgehalten sein
- Bei Halbtagen brauchen Sie eine Regelung (0.5 × Tagessatz üblich)
- Kunden schätzen die Gesamtkosten manchmal schwer im Voraus ab
Typisches Beispiel
Ein IT-Berater rechnet CHF 1'200 pro Tag ab. Er arbeitet im März 12 Tage beim Kunden. Rechnung: CHF 14'400 zzgl. 8.1% MWST = CHF 15'566.40. Eine einzige Zeile auf der Rechnung — kaum Diskussionsbedarf.
Direkter Vergleich: Vier Entscheidungskriterien
| Kriterium | Stundensatz | Tagessatz |
|---|---|---|
| Projektumfang unklar | ✓ Besser geeignet | – Risiko von Untervergütung |
| Ganztägiger Einsatz | – Viel Erfassungsaufwand | ✓ Klar und effizient |
| Effizienz belohnen | – Nein | ✓ Ja |
| Kundentransparenz | ✓ Hoch | – Weniger detailliert |
Den eigenen Satz korrekt kalkulieren
Egal ob Stunden- oder Tagessatz: Der häufigste Fehler ist eine zu tiefe Kalkulation. Freelancer vergessen dabei oft:
- Leerzeiten: Akquise, Administration, Weiterbildung — diese Stunden werden nicht bezahlt
- Sozialversicherungen: Als Selbständige zahlen Sie AHV, IV und EO alleine. Der Beitragssatz beträgt je nach Einkommen bis zu 10% des Einkommens
- Steuern: Kantons- und Bundessteuern müssen einkalkuliert sein
- MWST-Pflicht: Wer mehr als CHF 100'000 Jahresumsatz erzielt, ist MWST-pflichtig. Details zu den aktuellen Sätzen und Pflichten finden Sie im Überblick zu MWST Schweiz 2026
Eine Faustregel: Teilen Sie Ihr gewünschtes Jahresnettoeinkommen durch die realistisch verrechenbaren Stunden pro Jahr — für die meisten Freelancer sind das 1'000 bis 1'300 Stunden.
Was auf die Rechnung muss
Unabhängig vom Abrechnungsmodell gelten für Schweizer Rechnungen dieselben Pflichtangaben. Ein vollständiger Praxisleitfaden für Freelancer-Rechnungen in der Schweiz zeigt, welche Felder zwingend sind — von Ihrer UID über den MWST-Ausweis bis zum Zahlungsziel.
Wenn Sie Ihre Rechnung direkt mit QR-Zahlungsteil erstellen möchten, hilft die SnapBill App dabei, alle Pflichtfelder korrekt zu befüllen und den QR-Code automatisch zu generieren.
Mischmodelle: Wenn keines ganz passt
In der Praxis gibt es auch Zwischenwege:
- Stundensatz mit Cap: Sie rechnen stündlich ab, garantieren dem Kunden aber einen maximalen Betrag
- Projektpauschale: Eine Fixsumme für ein klar definiertes Resultat — funktioniert nur mit wasserdichtem Briefing
- Retainer: Monatliches Pauschalhonorar für ein definiertes Kontingent, z. B. 3 Tage pro Monat
Alle drei Varianten haben ihre Tücken: Ein Cap schützt den Kunden, nicht Sie. Pauschalen sind riskant bei schlecht definierten Projekten. Retainer sind komfortabel, aber nur bei stabilen Kundenbeziehungen empfehlenswert.
Auf einen Blick
- Der Stundensatz eignet sich für variable Projekte mit unklarem Umfang — er erfordert aber konsequente Zeiterfassung
- Der Tagessatz passt bei ganztägigem, regelmässigem Einsatz — er belohnt Ihre Effizienz
- Beide Modelle müssen klar im Auftrag definiert sein: Was gilt als Stunde, was als Tag?
- Die Kalkulation des eigenen Satzes muss AHV, Steuern und Leerzeiten einschliessen
- Auf der Rechnung gelten dieselben Pflichtangaben — unabhängig vom Abrechnungsmodell
Häufige Fragen
Wie hoch ist ein realistischer Stundensatz für Freelancer in der Schweiz?
Es gibt keine allgemeingültige Zahl, da Branche, Erfahrung und Region stark variieren. Als grobe Orientierung: Technische und beratende Berufe liegen häufig zwischen CHF 120 und CHF 200 pro Stunde, kreative Dienstleistungen eher zwischen CHF 80 und CHF 150. Wichtig ist eine ehrliche Kalkulation, die AHV-Beiträge, Steuern und nicht verrechenbare Arbeitszeit einschliesst.
Muss ich auf einem Stundennachweis die Uhrzeit dokumentieren?
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, Uhrzeiten auf einer Rechnung auszuweisen. Für Ihre eigene Absicherung und bei etwaigen Kundendiskussionen ist ein detailliertes Zeitprotokoll mit Datum, Tätigkeit und Dauer aber empfehlenswert. Viele Treuhänder raten, Stundenrapporte mindestens zehn Jahre aufzubewahren, falls Steueramtsanfragen entstehen.
Wie berechne ich den Tagessatz aus meinem bisherigen Stundensatz?
Die gängigste Methode: Stundensatz × definierte Tagesarbeitszeit. Wenn Sie CHF 140 pro Stunde verlangen und ein Tag mit 8 Stunden definiert ist, ergibt das CHF 1'120 pro Tag. Üblich ist es, Tagessätze leicht höher anzusetzen als den rechnerischen Wert, da der Kunde ein gewisses Flexibilitätsrisiko übernimmt.
Kann ich als Freelancer denselben Kunden mal stündlich, mal per Tagessatz abrechnen?
Ja, das ist möglich, solange die Vereinbarung je Auftrag schriftlich klar geregelt ist. Wechselnde Modelle können jedoch Verwirrung stiften und die Vertrauensbasis belasten. Empfehlenswert ist, im Rahmenvertrag festzuhalten, welches Modell standardmässig gilt, und Ausnahmen explizit zu dokumentieren.
Wie gehe ich vor, wenn ein Kunde den Stundennachweis anzweifelt?
Legen Sie das detaillierte Zeitprotokoll mit Datum, Tätigkeit und Dauer vor. Wenn Sie regelmässig mit demselben Kunden arbeiten, hilft es, Stundenrapporte wöchentlich zur Genehmigung zu senden — so entstehen keine Überraschungen bei der Rechnungsstellung. Bei anhaltenden Unstimmigkeiten kann ein Mediationsverfahren oder im Extremfall der Betreibungsweg in Frage kommen.
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