Akontorechnung & MWST: Buchung und Abrechnung korrekt
Wie Sie Akontorechnungen MWST-konform buchen, wann die Steuerschuld entsteht und welche Fehler Schweizer KMU bei Anzahlungen teuer kommen.
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Wer ein grösseres Projekt realisiert oder eine teure Dienstleistung erbringt, stellt vor der Schlussrechnung oft eine oder mehrere Akontorechnungen. Was im Alltag praktisch ist, wird beim MWST-Abrechnungszeitpunkt schnell zur Stolperfalle — besonders wenn Anzahlung und Leistungserbringung in verschiedene Abrechnungsperioden fallen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Akontorechnungen steuerlich korrekt handhaben, ohne dass die MWST-Abrechnung zum Ratespiel wird.
Wann entsteht die MWST-Schuld bei Anzahlungen?
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) unterscheidet beim Entstehungszeitpunkt der Steuerschuld zwischen zwei Abrechnungsmethoden:
- Vereinbarte Entgelte (Sollmethode): Die MWST wird fällig, wenn die Rechnung gestellt wird — also bereits bei der Akontorechnung, noch bevor Sie die Leistung vollständig erbracht haben.
- Vereinnahmte Entgelte (Istmethode): Die MWST entsteht erst, wenn die Zahlung tatsächlich auf Ihrem Konto eingetroffen ist.
Die meisten KMU arbeiten nach der Sollmethode. Das bedeutet: Wenn Sie am 15. Juni eine Akontorechnung über CHF 5'000 zuzüglich 8.1% MWST stellen, sind diese CHF 405 MWST bereits in der Abrechnungsperiode abzurechnen, in der die Rechnung datiert ist — unabhängig davon, ob der Kunde sofort zahlt oder erst drei Wochen später.
Praxisbeispiel: Schreinerei mit zweistufiger Abrechnung
Eine Schreinerei aus Bern erhält den Auftrag für eine Kücheneinrichtung im Wert von CHF 24'000 (exkl. MWST). Sie vereinbart:
- Anzahlung bei Auftragserteilung: CHF 8'000 + 8.1% MWST = CHF 8'648
- Schlussrechnung bei Übergabe: CHF 16'000 + 8.1% MWST = CHF 17'296
Bei der Sollmethode muss sie die CHF 648 MWST aus der Akontorechnung im Quartal der Rechnungsstellung deklarieren — auch wenn der Kunde erst im Folgequartal zahlt.
Die häufigsten Buchungsfehler bei Akontorechnungen
Fehler 1: MWST erst bei der Schlussrechnung deklarieren
Viele Buchhalter erfassen die MWST der Akontorechnung versehentlich erst mit der Schlussrechnung. Das verschiebt die Steuerschuld in eine falsche Periode und kann bei einer MWST-Revision der ESTV zu Zinsen und Korrekturnachforderungen führen.
Korrekte Buchung (Sollmethode, CHF 8'000 + 8.1% MWST):
| Konto (Kontenplan SKR) | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Debitoren | CHF 8'648 | — |
| Erhaltene Anzahlungen (Verbindlichkeit) | — | CHF 8'000 |
| MWST-Schuld (Umsatzsteuer) | — | CHF 648 |
Bei Eingang der Zahlung wird die Debitorenposition ausgeglichen. Bei Stellung der Schlussrechnung wird die Anzahlungsposition aufgelöst und der verbleibende Betrag abgerechnet.
Fehler 2: MWST-Satz nicht auf der Akontorechnung ausweisen
Gemäss MWSTG müssen Rechnungen — also auch Akontorechnungen — den angewandten Steuersatz und den Steuerbetrag ausweisen, sofern Sie MWST-pflichtig sind. Fehlen diese Angaben, kann Ihr Auftraggeber den Vorsteuerabzug nicht geltend machen. Wie die Pflichtangaben auf einer Rechnung vollständig erfasst werden, erklärt die Rechnungsvorlage für alle Pflichtfelder auf einen Blick übersichtlich.
Fehler 3: Anzahlung als Ertrag statt als Verbindlichkeit buchen
Eine erhaltene Anzahlung ist noch kein realisierter Umsatz — die Leistung wurde noch nicht erbracht. Buchen Sie den Nettobetrag daher auf ein Konto für erhaltene Anzahlungen (Verbindlichkeit), nicht direkt auf das Ertragskonto. Der Ertrag wird erst mit der Leistungserbringung realisiert und bei der Schlussrechnung auf das Umsatzkonto umgebucht.
Was auf die Akontorechnung gehört
Eine Akontorechnung ist eine vollwertige Rechnung und muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Zusätzlich sollte sie folgende Punkte klar benennen:
- Den Vermerk «Akontorechnung» oder «Anzahlung», deutlich im Titel oder Betreff
- Den Gesamtauftragswert (optional, aber empfohlen für Transparenz)
- Den bereits fakturierten Teilbetrag
- Die Abrechnungsgrundlage (z.B. «50% des vereinbarten Auftragswertes gemäss Offerte Nr. 2026-041»)
- Den anwendbaren MWST-Satz und den Steuerbetrag
- Ihre QR-IBAN für die Zahlung per QR-Rechnung
Für MWST-pflichtige Rechnungen in der Schweiz gilt grundsätzlich der ordentliche Satz von 8.1%, ausser bei Leistungen, die dem Sondersatz 3.8% (Beherbergung) oder dem reduzierten Satz 2.6% (z.B. Lebensmittel, Bücher) unterliegen. Einen kompakten Überblick über alle geltenden Sätze und Sonderregelungen bietet der Artikel zu MWST Schweiz 2026 — Sätze, Pflichten und Sonderregeln.
Akontorechnung bei der Istmethode: Was sich ändert
Wer nach der Istmethode abrechnet, deklariert die MWST erst, wenn der Kunde tatsächlich zahlt. Das entlastet die Liquidität bei langen Zahlungsfristen. Die Buchungslogik bleibt ähnlich, der entscheidende Unterschied liegt darin, dass die MWST-Schuld erst bei Zahlungseingang entsteht — nicht bei Rechnungsstellung.
Wechsel zwischen den Methoden sind möglich, aber formgebunden. Wer überlegt, ob ein Methodenwechsel sinnvoll ist, sollte das mit dem Treuhänder besprechen, bevor er eigenständig handelt.
Anzahlungen korrekt in der Schlussrechnung verrechnen
Die Akontorechnung muss in der Schlussrechnung sauber ausgewiesen und verrechnet werden. Das bedeutet:
- Den vollen Auftragswert als Bruttobetrag ausweisen.
- Die bereits geleisteten Anzahlungen (Nettobetrag) einzeln abziehen.
- Die verbleibende MWST nur auf den noch ausstehenden Nettobetrag berechnen.
- Rechnungsnummern der Akontorechnungen in der Schlussrechnung aufführen.
Dieser Ablauf verhindert, dass MWST doppelt deklariert wird — ein Fehler, den die ESTV bei Revisionen regelmässig feststellt. Wer die Schlussrechnung direkt erstellen möchte, kann das bequem über die SnapBill App tun, die Anzahlungen als abzuziehende Position unterstützt.
Auf einen Blick
- Bei der Sollmethode entsteht die MWST-Schuld mit Rechnungsdatum — auch bei Akontorechnungen.
- Bei der Istmethode wird die MWST erst bei Zahlungseingang fällig.
- Anzahlungen gehören auf ein Verbindlichkeitskonto, nicht direkt in den Umsatz.
- Jede Akontorechnung braucht alle MWST-Pflichtangaben inklusive Steuersatz und -betrag.
- In der Schlussrechnung werden Anzahlungen netto abgezogen; die MWST wird nur auf den Restbetrag erhoben.
- Rechnungsnummern der Akontorechnungen in der Schlussrechnung referenzieren.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Akontorechnungen in der Schweiz aufbewahren?
In der Schweiz gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für Geschäftsbücher und Belege, darunter auch Akontorechnungen. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres. Die Unterlagen können digital aufbewahrt werden, sofern die Lesbarkeit und die Unveränderbarkeit sichergestellt sind.
Kann ein Auftraggeber den Vorsteuerabzug auf eine Akontorechnung geltend machen?
Ja, sofern die Akontorechnung alle MWST-Pflichtangaben enthält — insbesondere die MWST-Nummer des Leistungserbringers, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Der Auftraggeber kann die ausgewiesene Vorsteuer in der Periode abziehen, in der er die Rechnung erhalten hat, auch wenn er noch nicht gezahlt hat. Fehlen Pflichtangaben, entfällt das Vorsteuerabzugsrecht.
Was passiert mit der Akontorechnung, wenn ein Auftrag storniert wird?
Wird ein Auftrag storniert und die Anzahlung zurückerstattet, muss die ursprüngliche Akontorechnung mit einer Gutschrift (Kreditnota) storniert werden. Die bereits deklarierte MWST kann dadurch korrigiert werden. Der Aussteller reduziert seine MWST-Schuld, der Empfänger muss den bereits geltend gemachten Vorsteuerabzug entsprechend anpassen.
Müssen Akontorechnungen eine fortlaufende Rechnungsnummer haben?
Ja. Auch Akontorechnungen gelten als vollwertige Rechnungen und müssen eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer tragen. Viele Unternehmen verwenden ein eigenes Nummernkreissystem, das Akontorechnungen als solche kennzeichnet, etwa mit dem Präfix "AK-" oder "ANZ-". Das erleichtert die Zuordnung zur späteren Schlussrechnung.
Wie buche ich eine Anzahlung, wenn ich pauschal nach der Saldosteuersatzmethode abrechne?
Bei der Saldosteuersatzmethode wird die MWST vereinfacht als prozentualer Anteil des vereinnahmten Bruttoumsatzes berechnet. Anzahlungen werden im Zeitpunkt des Zahlungseingangs dem Umsatz zugerechnet und mit dem anwendbaren Saldosteuersatz abgerechnet. Eine separate Buchung des Nettobetrags auf ein Verbindlichkeitskonto ist bei dieser Methode weniger zwingend, aber aus buchhalterischer Sicht dennoch empfehlenswert.
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