eBill Schweiz: Einrichtung in 5 Schritten für KMU

Wer in der Schweiz regelmässig Rechnungen stellt, kennt das Bild: Kunde zahlt nicht, weil die Rechnung im E-Mail-Spam gelandet ist. eBill löst genau dieses Problem — die Rechnung erscheint direkt im E-Banking des Empfängers, ohne Medienbruch. Was viele nicht wissen: Die Einrichtung als Rechnungssteller ist einfacher als erwartet, aber ein paar Stolpersteine gibt es dennoch.

Was eBill ist — und was nicht

eBill ist kein Rechnungsformat, sondern ein Übermittlungskanal. SIX betreibt die Infrastruktur, über die strukturierte Rechnungsdaten vom Rechnungssteller direkt in das E-Banking des Zahlers geliefert werden. Der Zahler genehmigt die Zahlung per Klick — oder lehnt ab.

Wichtig: eBill ersetzt nicht die QR-Rechnung. Beide können parallel existieren. Die QR-Rechnung bleibt das Standardformat auf dem Papierbeleg oder im PDF, während eBill den elektronischen Kanal zum E-Banking öffnet. Wer also beide Wege abdecken will, braucht beides.

Wer eBill nutzen kann

Auf der Empfängerseite haben laut SIX bereits mehrere Millionen Schweizer Bankkunden eBill in ihrem E-Banking aktiviert — darunter Kunden aller Grossbanken, der meisten Kantonalbanken und der PostFinance.

Auf der Rechnungsstellerseite gilt: Einzelpersonen können keine eBill versenden. Der Kanal ist für Unternehmen mit einem Rechnungsvolumen gedacht, das eine Anbindung rechtfertigt. In der Praxis lohnt sich die direkte SIX-Anbindung ab etwa 500 Rechnungen pro Monat. Für kleinere Volumen gibt es Access Points — Softwareanbieter oder Treuhänder, die als Vermittler agieren.

Einrichtung als KMU: 5 Schritte

Schritt 1 — Zugang über einen Access Point wählen

SIX betreibt kein direktes Onboarding-Portal für kleine Rechnungssteller. Stattdessen arbeiten sogenannte Access Points als zertifizierte Zwischenstellen. Typische Access Points sind:

• Buchhaltungssoftware-Anbieter (Abacus, Bexio, Sage)
• Banken, die Rechnungsstellerprodukte anbieten (z.B. PostFinance Rechnungssteller-Service)
• Spezialisierte Dienstleister

Prüfen Sie zuerst, ob Ihre bestehende Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware bereits eBill-Versand unterstützt — das spart eine separate Vertragsbeziehung.

Schritt 2 — Vertrag und Onboarding

Jeder Access Point hat ein eigenes Onboarding-Verfahren. In der Regel brauchen Sie:

• Handelsregisternummer oder UID
• IBAN Ihres Geschäftskontos (oder QR-IBAN, falls Sie QR-Rechnungen parallel versenden)
• Kontaktdaten für technische und administrative Rückfragen
• Akzeptierte AGB und Datenschutzinformation

Das Onboarding dauert je nach Anbieter zwischen zwei Werktagen und zwei Wochen.

Schritt 3 — Stammdaten und Rechnungsvorlage aufsetzen

eBill überträgt strukturierte Daten, keine Freitext-PDFs. Deshalb müssen Ihre Rechnungsdaten sauber erfasst sein: Betrag, Fälligkeit, MWST-Satz (8.1 %, 2.6 % oder 3.8 %), Rechnungsnummer, Referenz. Ein häufiger Fehler: fehlende oder inkonsistente Referenznummern, die beim Abgleich in der eigenen Buchhaltung Probleme verursachen.

Auch das Rechnungsvorlage-Grundgerüst mit allen Pflichtfeldern hilft dabei, sicherzustellen, dass keine Angaben fehlen, bevor Sie Ihre Vorlage in die Software übernehmen.

Schritt 4 — Empfänger verwalten

eBill funktioniert nur, wenn der Empfänger im System registriert ist. Sie übermitteln die E-Mail-Adresse oder IBAN des Empfängers an den Access Point, der prüft, ob dieser eBill aktiviert hat. Falls nicht, erhalten Sie eine Rückmeldung und können auf den PDF-/QR-Weg ausweichen.

Praktischer Hinweis: Bauen Sie in Ihr Kundenstamm-Formular eine Abfrage ein ("eBill gewünscht? Ja / Nein") und erfassen Sie die Anmelde-E-Mail des Kunden sauber. Diese Daten ändern sich selten, zahlen sich aber langfristig aus.

Schritt 5 — Testlauf und Live-Betrieb

Versenden Sie die ersten fünf bis zehn Rechnungen an interne Testkonten oder vertraute Kunden, die bereit sind, eine Rückmeldung zu geben. Prüfen Sie:

• Erscheint die Rechnung im E-Banking korrekt?
• Stimmen Betrag, Fälligkeitsdatum und Referenz?
• Erhalten Sie die Zahlungsbestätigung zurück in Ihre Software?

Erst danach empfiehlt sich der vollständige Rollout.

Typische Vorteile — und wo sie an Grenzen stossen

Vorteil	Gilt für	Einschränkung
Kürzere Zahlungsfrist	Alle Kunden mit eBill	Nur wenn Kunde eBill aktiviert hat
Kein PDF-Versand nötig	Digitale Kunden	Analogkunden brauchen weiterhin PDF
Automatischer Abgleich	Mit passender Software	Manuell ohne ERP-Integration aufwändig
Weniger Mahnaufwand	Regelmässige Rechnungen	Kein Ersatz für aktives Mahnwesen bei säumigen Kunden

Ein oft unterschätzter Vorteil: Bei wiederkehrenden Rechnungen (Abos, monatliche Dienstleistungen) kann der Empfänger eBill-Rechnungen automatisch genehmigen lassen — das entspricht in der Praxis einem Dauerauftrag.

Kosten im Überblick

Die Kosten variieren je nach Access Point. Übliche Modelle:

• Pauschalgebühr pro Monat (unabhängig vom Volumen, z.B. CHF 5–20/Monat)
• Transaktionsgebühr pro versendeter Rechnung (z.B. CHF 0.10–0.50)
• Bundle in bestehender Softwarelizenz ohne Aufpreis

Vergleichen Sie die Konditionen Ihres bestehenden Softwareanbieters mit einer Bank-Lösung. Wer weniger als 50 Rechnungen pro Monat versendet, fährt mit einer Pauschalgebühr oft besser.

eBill versus PDF per E-Mail — wann welcher Weg?

PDF per E-Mail ist schnell eingerichtet und kostenlos, hat aber strukturelle Nachteile: Die Rechnung landet im Postfach, muss manuell verarbeitet werden und ist nicht direkt mit dem E-Banking verbunden. eBill ist aufwändiger einzurichten, zahlt sich aber aus, sobald Sie mehr als 20–30 Rechnungen pro Monat versenden und ein gewisser Anteil Ihrer Kunden eBill aktiviert hat.

Für Freelancer, die erst starten, bleibt das klassische PDF mit QR-Zahlschein oft die pragmatischere Lösung — eBill kommt dann in einem zweiten Wachstumsschritt.

Auf einen Blick

• eBill ist ein Übermittlungskanal, kein Rechnungsformat — QR-Rechnung und eBill ergänzen sich.
• Kleine Rechnungssteller benötigen einen zertifizierten Access Point; direktes SIX-Onboarding ist für grössere Volumen.
• Saubere Stammdaten (Referenznummer, MWST-Satz, Fälligkeit) sind Voraussetzung für einen störungsfreien Betrieb.
• eBill lohnt sich besonders bei wiederkehrenden Rechnungen und digital affinen Kunden.
• Kosten: CHF 0.10–0.50 pro Transaktion oder Monatspauschal — Vergleich mit bestehendem Software-Bundle empfohlen.