Rechnung ohne MWST-Nummer: Was Freelancer beachten müssen

Wer als Freelancer in der Schweiz unter der MWST-Schwelle arbeitet, steht vor einer typischen Unsicherheit: Wie sieht eine rechtlich korrekte Rechnung aus, wenn keine UID und keine MWST-Nummer vorhanden ist? Viele machen dabei unbewusst Fehler — entweder sie weisen MWST aus, obwohl sie nicht abrechnungspflichtig sind, oder sie schreiben gar nichts dazu und verunsichern ihre Kunden. Dieser Artikel zeigt, was wirklich gilt.

Die MWST-Schwelle in der Schweiz

Freiberuflich tätige Personen sind in der Schweiz erst dann obligatorisch mehrwertsteuerpflichtig, wenn ihr Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 100 000 übersteigt. Unterhalb dieser Grenze ist eine freiwillige Unterstellung möglich, aber nicht zwingend.

Wer die Schwelle nicht erreicht, ist von der MWST befreit — darf aber auch keine MWST ausweisen. Das ist der entscheidende Punkt.

Was "von der MWST befreit" wirklich bedeutet

"Befreit" heisst hier nicht das Gleiche wie "steuerbefreit" im Sinne von Null-Prozent-Sätzen (etwa bei Exportleistungen). Es bedeutet: Die Person ist schlicht nicht im MWST-Register eingetragen und führt keine Steuer ab. Sie kann deshalb auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Das ist für viele Freelancer ein fairer Tausch: weniger administrativer Aufwand, keine vierteljährlichen Abrechnungen — aber eben auch kein Recht, MWST zu fakturieren.

Häufige Fehler bei Rechnungen ohne MWST-Pflicht

Fehler 1: MWST trotzdem ausweisen

Wer auf einer Rechnung "8.1% MWST: CHF 81.00" schreibt, ohne im Register eingetragen zu sein, schuldet der ESTV diesen Betrag trotzdem — schlicht weil er ihn ausgewiesen hat. Das nennt sich unberechtigter Steuerausweis und kann bei einer Kontrolle teuer werden.

Fehler 2: Den Hinweis komplett weglassen

Viele Auftraggeber — besonders grössere Unternehmen oder öffentliche Stellen — erwarten eine Erklärung, warum keine MWST auf der Rechnung erscheint. Fehlt jeder Hinweis, entstehen Rückfragen, Zahlungsverzögerungen und manchmal der falsche Verdacht, die Rechnung sei unvollständig.

Fehler 3: Eine falsche oder erfundene UID angeben

Die UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) ist öffentlich im UID-Register des Bundes einsehbar. Wer eine Nummer angibt, die nicht zu ihm gehört oder nicht existiert, macht sich strafbar.

Fehler 4: Formulierungen, die nach MWST-Pflicht klingen

Sätze wie "Preis exkl. Steuern" oder "Nettobetrag" ohne weiteren Kontext können Verwirrung stiften. Besser: klar schreiben, was gemeint ist.

So formulieren Sie den Hinweis korrekt

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Formulierung, aber die folgende Variante ist verbreitet, klar und von Treuhändern empfohlen:

"Von der MWST befreit gemäss Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG (Umsatz unter CHF 100 000 p.a.)"

Alternativ, knapper:

"Kein MWST-Ausweis — nicht im MWST-Register eingetragen."

Beide Varianten signalisieren dem Auftraggeber, dass der Rechnungsaussteller die Situation kennt und korrekt handelt.

Was auf die Rechnung gehört (und was nicht)

Für nicht MWST-pflichtige Freelancer gelten dennoch Mindestanforderungen an eine Rechnung. Der Praxisleitfaden für Freelancer-Rechnungen in der Schweiz fasst alle Pflichtfelder zusammen — hier die wichtigsten auf einen Blick:

Pflichtfeld	Notwendig ohne MWST-Pflicht?
Vollständiger Name / Firmenname	✅ Ja
Adresse des Rechnungsstellers	✅ Ja
Adresse des Empfängers	✅ Ja
Rechnungsdatum	✅ Ja
Rechnungsnummer (fortlaufend)	✅ Ja
Leistungsbeschreibung und Menge	✅ Ja
Betrag in CHF	✅ Ja
Zahlungsfrist und IBAN / QR-IBAN	✅ Ja
UID-Nummer	❌ Nur wenn vorhanden
MWST-Satz und -Betrag	❌ Nicht erlaubt
Hinweis auf MWST-Befreiung	✅ Empfohlen

Brauche ich eine QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist in der Schweiz seit 2022 der Standard für Zahlungsaufträge. Auch nicht MWST-pflichtige Freelancer können und sollten sie nutzen — sie erleichtert die Zahlung für Auftraggeber erheblich. Wer verstehen will, wie das QR-Zahlteil korrekt aufgebaut ist, findet in der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur QR-Rechnung erstellen in der Schweiz alle technischen Details.

Der Grenzbereich: Wenn der Umsatz gegen CHF 100 000 tendiert

Wer absehen kann, dass er die Schwelle im laufenden Jahr überschreiten wird, muss sich vor dem Überschreiten beim MWST-Register der ESTV anmelden — nicht danach. Die Pflicht beginnt mit dem ersten CHF über der Grenze. Wer sich zu spät anmeldet, schuldet die MWST rückwirkend auf alle Umsätze ab Überschreitung, kann aber keine Vorsteuer auf bereits gebuchte Ausgaben mehr geltend machen.

Praktischer Tipp: Erstellen Sie sich eine einfache Umsatztabelle (Quartal für Quartal) und prüfen Sie im Frühsommer — also ungefähr jetzt, Mitte Juni — ob das laufende Jahr Richtung Schwelle tendiert. Wer unsicher ist, bespricht das am besten frühzeitig mit dem Treuhänder.

Freiwillige Unterstellung: Wann lohnt sie sich?

Manche Freelancer stellen sich freiwillig unter die MWST, obwohl sie die Pflichtgrenze nicht erreichen. Das macht Sinn, wenn:

• Ein grosser Teil der eigenen Ausgaben mit MWST belastet ist (z.B. teure Software, Geräte, Büroräume) und man den Vorsteuerabzug nutzen will.
• Die Kunden selbst mehrwertsteuerpflichtig sind und die ausgewiesene MWST zurückfordern — in diesem Fall spielt der Aufschlag wirtschaftlich keine Rolle.
• Man professioneller wirken will gegenüber grösseren Auftraggebern.

Der Nachteil: Quartalsabrechnungen, Buchhaltungspflichten, und bei einer Überprüfung durch die ESTV mehr Erklärungsbedarf.

Auf einen Blick

• Unter CHF 100 000 Jahresumsatz: keine MWST-Pflicht, keine MWST auf der Rechnung.
• Keinen MWST-Betrag ausweisen, auch nicht mit 0% — das kann als unberechtigter Steuerausweis gewertet werden.
• Hinweis auf Nicht-Unterstellung auf der Rechnung einfügen, z.B. Verweis auf Art. 10 Abs. 2 MWSTG.
• UID weglassen, wenn keine vorhanden; keine Nummer erfinden.
• QR-Rechnung nutzen — sie ist unabhängig von der MWST-Pflicht der Standard.
• Umsatz beobachten: Bei Annäherung an die Schwelle rechtzeitig bei der ESTV anmelden und eine Rechnung direkt in SnapBill erstellen, die alle Felder korrekt vorausfüllt.