Akontorechnung als Freelancer: So machen Sie es richtig

Grosse Projekte bedeuten oft ein langes Warten auf den vollen Betrag — es sei denn, Sie vereinbaren Teilzahlungen. Die Akontorechnung ist dafür das richtige Werkzeug. Doch viele Freelancer stellen sie falsch aus: fehlende MWST-Angaben, keine klare Verknüpfung zur Schlussrechnung, oder die Beträge werden am Ende doppelt verbucht. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Akontorechnungen korrekt aufsetzen — von der ersten Teilrechnung bis zur abschliessenden Gesamtabrechnung.

Was ist eine Akontorechnung überhaupt?

Eine Akontorechnung (auch: Teilrechnung oder Abschlagsrechnung) fordert einen Teil des Gesamthonorars an, bevor die Leistung vollständig erbracht ist. Sie ist kein Rabatt, keine Vorauszahlung ohne Gegenleistung und auch keine Anzahlung im steuerlichen Sinne — sondern eine verbindliche Rechnung für einen definierten Leistungsanteil oder einen vereinbarten Prozentsatz des Gesamtauftrags.

Typische Anwendungsfälle:

• Webentwicklung oder Softwareprojekte mit mehreren Meilensteinen
• Beratungsmandate über mehrere Monate
• Grafikprojekte mit Konzept-, Entwurfs- und Umsetzungsphase
• Baubegleitung, Architektur oder technische Planung

Zwei Varianten: Leistungsbezogen oder prozentual

Variante 1: Leistungsbezogene Teilrechnung

Hier rechnen Sie konkrete, abgeschlossene Leistungen ab. Beispiel: Sie haben in einem Webprojekt die Konzeptphase abgeschlossen und stellen dafür CHF 3'000 in Rechnung. Diese Variante ist buchhalterisch am saubersten, weil der Leistungsumfang eindeutig ist.

Variante 2: Prozentuale Akonto-Vereinbarung

Häufig wird vereinbart, dass 30 % bei Auftragserteilung, 40 % nach Projektmitte und 30 % nach Abnahme fällig sind. In diesem Fall stellen Sie eine Akontorechnung über den entsprechenden Prozentteil des Gesamthonorars aus — auch wenn die Leistung noch nicht vollständig erbracht ist.

Wichtig: In beiden Fällen muss die Rechnung alle Pflichtangaben enthalten — dazu gehören Rechnungsnummer, Datum, Ihre UID (falls MWST-pflichtig), die Beschreibung der (Teil-)Leistung und der MWST-Ausweis. Eine vollständige Übersicht der Pflichtfelder finden Sie im Praxisleitfaden für Freelancer-Rechnungen in der Schweiz.

MWST auf Akontorechnungen: Was gilt?

Wenn Sie MWST-pflichtig sind (Umsatz über CHF 100'000 pro Jahr), müssen Sie die Steuer bereits auf der Akontorechnung korrekt ausweisen — nicht erst auf der Schlussrechnung. Der reguläre Satz beträgt 2026 weiterhin 8,1 % auf die meisten Dienstleistungen. Für bestimmte Branchen gilt der Sondersatz von 3,8 % (Beherbergung) oder der reduzierte Satz von 2,6 % (z. B. Lebensmittel).

Beispiel: Gesamthonorar CHF 10'000 exkl. MWST, erste Akontorechnung über 30 %:

• Leistungsanteil: CHF 3'000.00
• MWST 8,1 %: CHF 243.00
• Total fällig: CHF 3'243.00

Auf der Schlussrechnung weisen Sie dann den Gesamtbetrag aus und ziehen alle bereits bezahlten Akontorechnungen inklusive ihrer MWST-Beträge explizit ab. So vermeiden Sie eine doppelte Verbuchung beim Kunden und ein mögliches Problem bei Ihrer eigenen MWST-Abrechnung. Mehr zu den aktuellen Sätzen und Pflichten erklärt der Überblick zu MWST Schweiz 2026.

Die Schlussrechnung: So schliessen Sie den Kreis

Die Schlussrechnung fasst das Gesamtprojekt zusammen. Sie enthält:

Position	Betrag
Gesamthonorar exkl. MWST	CHF 10'000.00
MWST 8,1 %	CHF 810.00
Gesamttotal	CHF 10'810.00
Abzgl. Akontorechnung Nr. 2026-047	– CHF 3'243.00
Abzgl. Akontorechnung Nr. 2026-061	– CHF 4'324.00
Noch ausstehend	CHF 3'243.00

Verweisen Sie in der Schlussrechnung immer auf die Nummern der vorangegangenen Akontorechnungen. Das erleichtert dem Kunden die Zuordnung und Ihrem Treuhänder die Buchführung.

Nummerierung und Reihenfolge

Akontorechnungen brauchen eigene, fortlaufende Rechnungsnummern — sie dürfen nicht die gleiche Nummer wie die Schlussrechnung tragen. Viele Freelancer nutzen ein Schema wie:

• 2026-047 → Akontorechnung 1
• 2026-061 → Akontorechnung 2
• 2026-078 → Schlussrechnung (mit Verweis auf 047 und 061)

Die Nummern müssen lückenlos und chronologisch sein. Eine nachträgliche Korrektur einer bereits versandten Rechnung ist möglich, aber aufwendig — es gilt in der Schweiz kein einfaches "Löschen", sondern eine Stornorechnung und eine neue Rechnung.

QR-Rechnung auf Akontorechnungen

Seit der Ablösung des Einzahlungsscheins ist die QR-Rechnung auch bei Akontorechnungen Standard. Wichtig dabei: Der im QR-Code hinterlegte Betrag muss exakt dem fälligen Teilbetrag entsprechen — also dem Akonto-Total inklusive MWST, nicht dem Gesamtprojektwert. Wenn Sie mit einer QR-IBAN arbeiten, können Sie im Referenzfeld eine projektbezogene Nummer mitgeben, die die Zahlungszuordnung für beide Seiten erleichtert. Wie Sie eine korrekte QR-Rechnung aufbauen, zeigt der Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur QR-Rechnung erstellen in der Schweiz.

Für das technische Erstellen der Rechnung mit korrektem QR-Code und MWST-Ausweis eignet sich die SnapBill App — dort lassen sich Akontorechnungen mit Projektbezug und fortlaufender Nummerierung direkt erstellen.

Häufige Fehler vermeiden

• Kein Verweis auf das Gesamtprojekt: Beschreiben Sie immer, zu welchem Auftrag die Akontorechnung gehört.
• MWST vergessen oder falsch berechnet: Der Steuerbetrag muss auf jeder Teilrechnung separat ausgewiesen sein.
• Schlussrechnung ohne Abzug der Akontorechnungen: Das führt zu Überbezahlung oder Verwirrung beim Kunden.
• Gleiche Rechnungsnummer für Akonto und Schlussrechnung: Jede Rechnung braucht ihre eigene, einmalige Nummer.
• Kein schriftlicher Zahlungsplan: Ohne klare vertragliche Grundlage ist es schwieriger, eine Akontozahlung gerichtlich durchzusetzen.

Auf einen Blick

• Akontorechnungen sind vollwertige Rechnungen mit eigener Nummer, Leistungsbeschreibung und MWST-Ausweis.
• Die Schlussrechnung weist das Gesamttotal aus und zieht alle Akontorechnungen mit ihren Nummern explizit ab.
• Der QR-Code enthält immer nur den aktuell fälligen Teilbetrag.
• Ohne schriftliche Vereinbarung des Zahlungsplans fehlt die vertragliche Grundlage — halten Sie die Konditionen im Auftrag oder per E-Mail fest.
• Korrekte Nummerierung und Dokumentation erleichtern Ihnen und Ihrem Treuhänder die Buchhaltung und vereinfachen eine allfällige Betreibung bei Zahlungsverzug.