QR-Rechnung: Zahlungskonditionen korrekt angeben

Die QR-Rechnung hat die Einzahlungsscheine abgelöst und das Bezahlen in der Schweiz vereinfacht — doch viele Rechnungssteller stolpern nicht über die technischen Pflichtfelder, sondern über eine scheinbar banale Frage: Wie gebe ich Zahlungsfrist, Skonto oder Teilzahlungen korrekt an, damit weder die Buchhaltung der Gegenseite noch die Bank ins Stocken gerät?

Was der QR-Code selbst speichert — und was nicht

Der Zahlungsteil einer QR-Rechnung enthält einen Swiss QR Code, der bestimmte Daten maschinenlesbar kodiert: Betrag, Währung (CHF oder EUR), IBAN oder QR-IBAN, Empfängeradresse, Referenznummer und ein freies Mitteilungsfeld. Was der Standard nicht im QR-Code abbildet, sind Zahlungskonditionen wie Fälligkeitsdatum, Skontoregelungen oder Ratenzahlungsvereinbarungen.

Das bedeutet: Zahlungskonditionen gehören ausschliesslich in den Rechnungstext oberhalb des Zahlungsteils — sie sind rechtlich bindend, aber technisch unsichtbar für Banksysteme.

Die drei Konditionstypen im Überblick

Kondition	Wo auf der Rechnung	Maschinenlesbar im QR-Code?
Zahlungsfrist (z. B. 30 Tage)	Rechnungstext	Nein
Skonto (z. B. 2 % bei Zahlung bis 10 Tage)	Rechnungstext	Nein
Teilzahlung / Ratenzahlung	Rechnungstext + separate Rechnungen	Nein
Betrag	QR-Code	Ja
Fälligkeitsdatum (Valuta)	QR-Code optional via Mitteilungsfeld	Teilweise

Zahlungsfrist: Datum statt Tagesangabe empfehlenswert

Falsch: "Zahlbar innert 30 Tagen."
Besser: "Zahlbar bis 22. Juni 2026."

Warum? Eine konkrete Datumsangabe lässt keinen Interpretationsspielraum darüber, ob die Frist ab Rechnungsdatum, Erhaltsdatum oder Leistungsdatum läuft. Das Swiss-Obligations-Recht (OR Art. 75) geht bei fehlender Angabe von sofortiger Fälligkeit aus — was in der Praxis natürlich niemand so handhabt, aber Unklarheiten können im Mahnfall relevant werden.

Wenn Sie trotzdem mit Tagesangaben arbeiten, definieren Sie den Startpunkt: "Zahlbar innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum."

Kombination von Frist und Skonto

Eine typische Schweizer Formulierung lautet:

"2 % Skonto bei Zahlung bis 2. Juni 2026; netto zahlbar bis 22. Juni 2026."

Wichtig dabei:

• Skontobasis ist immer der Nettobetrag (Rechnungsbetrag ohne MWST-Korrektur, sofern Sie MWST-pflichtig sind — prüfen Sie dies mit Ihrem Treuhänder).
• Den skontoreduzierten Betrag müssen Sie nicht im QR-Code eintragen. Der Zahlende überweist den abgezogenen Betrag, und Sie buchen die Differenz als Skontoaufwand.
• Tragen Sie im QR-Code den vollen Rechnungsbetrag ein. Manche Buchhaltungssoftware liest diesen Wert automatisch ein; ein abweichender Zahlungseingang löst dann eine Differenzbuchung aus, die Ihr System oder Ihr Treuhänder klärt.

MWST und Skonto: Eine Feinheit, die oft übersehen wird

Wer MWST-pflichtig ist und Skonto gewährt, muss die MWST korrekt behandeln. Die ESTV erlaubt die sogenannte Nettomethode: Sie weisen nur den MWST-Betrag auf dem tatsächlich bezahlten Nettobetrag aus. In der Praxis bedeutet das, dass Sie im Rechnungstext explizit angeben sollten:

"MWST (8,1 %) berechnet auf dem skontoreduzierten Betrag gemäss Nettomethode."

Alternativ wenden viele KMU einfach die Bruttomethode an (MWST auf dem vollen Betrag ausweisen) und buchen den Differenzbetrag als Skontoaufwand brutto — was buchhalterisch zulässig, aber steuerlich leicht ungünstiger ist. Die Details zum aktuell geltenden MWST-Satz von 8,1 % (Normalsatz) sowie den Sondersätzen 2,6 % und 3,8 % finden Sie in der Übersicht zu MWST Schweiz 2026 — Sätzen, Pflichten und Sonderregeln.

Teilzahlungen und Anzahlungen sauber abwickeln

Bei grösseren Aufträgen (z. B. Bauprojekte, IT-Implementierungen) sind Teilrechnungen üblich. Hier gilt:

Jede Teilzahlung erhält eine eigene QR-Rechnung mit eigenem Betrag. Verweisen Sie im Mitteilungsfeld des QR-Codes auf die Auftragsnummer und den Teilrechnungstyp ("Anzahlung 1/3, Auftrag 2026-047"). Das erleichtert die Zuordnung beim Zahlungsempfänger und beim Zahler.

Eine einzige QR-Rechnung mit dem Gesamtbetrag und der Anweisung "bitte in drei Raten bezahlen" ist technisch möglich, aber buchhalterisch unvorteilhaft: Jede Teilzahlung erscheint als offener Teilbetrag, und viele Buchhaltungslösungen können das nur mit manuellem Aufwand korrekt zuordnen.

Schlusszahlung nicht vergessen

Nach Anzahlungsrechnungen stellen Sie eine Schlussrechnung aus, in der Sie die bereits bezahlten Beträge abziehen und nur den Restbetrag im QR-Code eintragen. Im Rechnungstext führen Sie die Abzüge transparent auf:

"Auftragssumme CHF 12 000.00
Abzüglich Anzahlung 1 vom 15.03.2026: CHF –4 000.00
Abzüglich Anzahlung 2 vom 20.04.2026: CHF –4 000.00
Restbetrag (im Zahlungsteil): CHF 4 000.00"

Das Mitteilungsfeld gezielt nutzen

Der QR-Code bietet ein optionales Feld "Zusätzliche Informationen" (max. 140 Zeichen). Nutzen Sie es für die Rechnungsnummer oder die Auftragsnummer — das erleichtert die automatische Verbuchung beim Zahler erheblich. Zahlungskonditionen gehören hier nicht hin: Der Platz ist zu knapp, das Feld ist für maschinelle Verarbeitung gedacht, und eine Skontovereinbarung in 140 Zeichen zu pressen führt zu Missverständnissen.

Falls Sie eine QR-IBAN (statt gewöhnlicher IBAN) verwenden, ist zudem eine strukturierte Referenznummer (QR-Referenz) Pflicht — das Mitteilungsfeld bleibt dann leer. Einen klaren Überblick, wann welche Kontonummer auf die Rechnung gehört, bietet der Artikel zu IBAN vs. QR-IBAN.

Checkliste: Zahlungskonditionen auf der QR-Rechnung

• Zahlungsfrist mit konkretem Datum oder klar definiertem Startpunkt angegeben
• Skontosatz, Skontobetrag und Skontofrist im Rechnungstext aufgeführt
• MWST-Behandlung bei Skonto festgelegt (Netto- oder Bruttomethode)
• Voller Rechnungsbetrag (nicht der Skontobetrag) im QR-Code eingetragen
• Bei Teilrechnungen: eigene QR-Rechnung pro Rate mit Teilbetrag
• Schlussrechnung weist bereits bezahlte Anzahlungen transparent aus
• Mitteilungsfeld für Referenznummer genutzt, nicht für Konditionstexte

Wenn Sie Ihre nächste Rechnung direkt mit korrekten Zahlungskonditionen und QR-Code aufsetzen möchten, können Sie das in der SnapBill App tun — der QR-Code wird automatisch aus Ihren Eingaben generiert.

Auf einen Blick

Zahlungskonditionen wie Frist, Skonto und Teilzahlungen gehören in den Rechnungstext, nicht in den QR-Code. Der volle Betrag steht immer im Zahlungsteil. Wer Skonto gewährt, sollte die MWST-Methode festlegen und transparent kommunizieren. Teilrechnungen erhalten je eine eigene QR-Rechnung; die Schlussrechnung zieht Anzahlungen offen ab. Das Mitteilungsfeld im QR-Code reservieren Sie für Referenznummern — nicht für Konditionen. Mit dieser Struktur laufen Zahlungen sauber durch, und das Mahnwesen bleibt auf das Nötigste beschränkt: Für den Fall, dass trotzdem eine Zahlung ausbleibt, lohnt sich ein Blick in den Leitfaden zum Schweizer Mahnwesen.