Akontorechnung in Tranchen: Grossprojekte sauber abrechnen

Bei einem grossen Webprojekt, einem Innenausbau oder einer mehrmonatigen Beratungsmandat reicht eine einzige Akontorechnung oft nicht. Stattdessen vereinbaren Sie mit dem Kunden drei, vier oder fünf Zahlungsmeilensteine – und genau hier entstehen in der Praxis die meisten Fehler: falsche Nummerierung, fehlende Verweise zwischen den Dokumenten, und am Ende eine Schlussrechnung, die schlicht nicht aufgeht.

Warum mehrere Tranchen sinnvoll sind

Bei Projekten mit einem Gesamtvolumen ab ungefähr CHF 20 000 ist eine einzige Vorauszahlung von 30–50 % für viele Auftraggeber finanziell schwierig. Gleichzeitig wollen Sie als Leistungserbringer nicht in Vorleistung gehen. Die Lösung: gestaffelte Anzahlungen, die an Projektfortschritt oder Kalendertermine geknüpft sind.

Typische Taktarten:

• Baugewerbe: Akonto bei Vertragsabschluss, je ein weiterer bei Rohbau, Innenausbau und Abnahme
• IT- und Softwareprojekte: Akonto bei Kick-off, je ein weiterer nach jedem Sprint oder Release
• Beratungsmandate: monatliche Akontozahlungen über die Laufzeit, Schlussrechnung nach Projektende
• Eventplanung: Akonto bei Buchung, weitere Tranche 30 Tage vor Event, Rest nach Durchführung

Die Struktur hängt von Ihrer Zahlungsliquidität und dem Risiko des Projekts ab. Wer hier helfen kann, wie viel Akonto angemessen ist, ist bereits gut dokumentiert — die eigentliche Herausforderung ist, die Folgedokumente sauber zu verwalten.

Nummerierung und Dokumentenstruktur

Sobald Sie mehr als eine Akontorechnung für dasselbe Projekt ausstellen, brauchen Sie eine konsistente Logik. Bewährt hat sich folgendes Schema:

Dokument	Beispiel-Nummer	Zweck
1. Akontorechnung	2026-047-AK1	Anzahlung Tranche 1
2. Akontorechnung	2026-047-AK2	Anzahlung Tranche 2
3. Akontorechnung	2026-047-AK3	Anzahlung Tranche 3
Schlussrechnung	2026-047-SR	Restbetrag nach Abzug aller Akonti

Der Projektteil (hier: 047) ist das Bindeglied. Fehlt er, verlieren Sie und Ihr Kunde schnell den Überblick – besonders wenn Sie viele Projekte parallel führen.

Alternativ nummerieren manche Betriebe fortlaufend (2026-047, 2026-048, 2026-049 …) und schreiben einfach in den Betreff «Akontorechnung 1 von 3 – Projekt Musterauftrag». Das ist ebenfalls zulässig, solange der Bezug klar ist.

Pflichtangaben auf jeder einzelnen Akontorechnung

Jede Tranche ist ein eigenständiges Dokument. Das bedeutet: vollständige Rechnungspflichtangaben auf jeder Seite — kein Abkürzen, weil «der Kunde das ja schon kennt».

Konkret gehört auf jede Akontorechnung:

• Ihre vollständige Firma, Adresse, UID-Nummer (MWST-Nummer)
• Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
• Leistungsbeschrieb mit Bezug zum Gesamtprojekt («Akontozahlung Tranche 2 gemäss Offerte Nr. …»)
• MWST-Betrag und Steuersatz (in der Regel 8.1 %; bei bestimmten Branchen 2.6 % oder 3.8 %)
• Zahlungsziel und QR-IBAN für die QR-Rechnung
• Hinweis auf den Akonto-Charakter («Betrag wird auf der Schlussrechnung angerechnet»)

Der letzte Punkt ist entscheidend: Fehlt der Hinweis, kann es zu Verwirrung kommen – oder Ihr Kunde verbucht die Zahlung irrtümlich als Abschlusszahlung.

MWST bei Tranchen-Akonti korrekt behandeln

Bei der effektiven Methode gilt: Auf jeder Akontorechnung weisen Sie MWST aus. Die Steuerschuld entsteht im Zeitpunkt der Rechnungsstellung (Sollmethode) bzw. beim Zahlungseingang (Istmethode). Beide Methoden funktionieren bei Tranchen – wichtig ist Konsistenz. Wechseln Sie nicht die Methode innerhalb desselben Projekts.

In der Schlussrechnung ziehen Sie sämtliche bereits geleisteten Netto-Akonti ab und berechnen MWST nur auf den Restbetrag. Auf keinen Fall dürfen Sie die MWST auf dem Gesamtbetrag ausweisen und dann den Brutto-Akonto abziehen – das ergibt eine zu hohe Steuerschuld.

Beispiel mit drei Tranchen (Gesamtauftrag CHF 30 000 exkl. MWST):

• AK1: CHF 8 000 + 8.1 % MWST = CHF 8 648
• AK2: CHF 8 000 + 8.1 % MWST = CHF 8 648
• AK3: CHF 8 000 + 8.1 % MWST = CHF 8 648
• Schlussrechnung: CHF 6 000 (Restbetrag netto) + CHF 486 MWST = CHF 6 486
• Total beglichene MWST: CHF 2 430 — entspricht exakt 8.1 % auf CHF 30 000

Diese Logik funktioniert auch dann, wenn sich der Gesamtpreis durch Nachtragspositionen ändert. In dem Fall weisen Sie auf der Schlussrechnung Nachträge separat aus und rechnen erst dann den Gesamtakonto ab.

Häufige Fehler bei Mehrfach-Akonti

Fehler 1: Akontobeträge werden addiert, aber nicht einzeln belegt. Folge: Der Treuhänder oder Revisor kann die Vorsteuerabzüge des Kunden nicht nachvollziehen, weil keine separaten Belege vorliegen. Jede Tranche braucht ein eigenes Dokument.

Fehler 2: Fehlender Gesamtüberblick auf der Schlussrechnung. Die Schlussrechnung sollte alle vorangegangenen Akonti namentlich auflisten – mit Datum und Rechnungsnummer. Ein einfacher Block genügt:

Abzüglich geleisteter Akonti:
  AK1 (2026-047-AK1, 15.01.2026)   – CHF 8 000.00
  AK2 (2026-047-AK2, 01.03.2026)   – CHF 8 000.00
  AK3 (2026-047-AK3, 15.04.2026)   – CHF 8 000.00
Restbetrag netto:                    CHF 6 000.00

Fehler 3: Zahlungseingänge nicht überwacht. Wenn Sie eine Tranche ausstellen, bevor die vorherige bezahlt ist, riskieren Sie, mehrere offene Posten zu haben. Legen Sie intern fest, ob Sie Tranchen zeitgebunden oder zahlungsgebunden auslösen.

Fehler 4: QR-Referenznummer bei jeder Rechnung gleich. Jede Rechnung braucht eine eigene QR-Referenz, damit Zahlungen automatisch zugeordnet werden können. Mit der SnapBill App wird die Referenznummer pro Rechnung eindeutig vergeben – das verhindert Verwechslungen im E-Banking des Kunden.

Dokumentation und Ablage

Legen Sie pro Projekt einen Ordner an (physisch oder digital) mit:

• Offerte oder Vertrag
• Alle Akontorechungen in chronologischer Reihenfolge
• Zahlungsbestätigungen / Kontoauszug-Ausschnitte
• Schlussrechnung

Das ist keine Kür, sondern Pflicht: In der Schweiz sind Belege mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Bei einem Revisions- oder Mehrwertsteuer-Audit müssen Sie den gesamten Zahlungsfluss lückenlos nachweisen können.

Wenn einmal eine Tranche falsch verbucht wurde oder eine Rechnung nachträglich angepasst werden muss, beschreibt der Leitfaden zu Akontorechnung stornieren oder korrigieren, wie Sie dabei vorgehen.

Auf einen Blick

• Vergeben Sie pro Projekt eine durchgehende Projektnummer und nummerieren Sie Akonto-Tranchen sequenziell (AK1, AK2, AK3 …).
• Jede Akontorechnung ist ein vollständiges, eigenständiges Dokument mit allen Pflichtangaben.
• MWST auf jeder Tranche ausweisen; auf der Schlussrechnung nur auf dem Restbetrag.
• Alle vorangegangenen Akonti auf der Schlussrechnung tabellarisch auflisten.
• Jede Rechnung bekommt eine eigene QR-Referenznummer.
• Zahlungseingang der laufenden Tranche prüfen, bevor Sie die nächste auslösen.
• Alle Belege projektbezogen ablegen und 10 Jahre aufbewahren.

Mit dieser Struktur läuft Ihre Abrechnung – egal ob Sie drei oder zehn Tranchen stellen – nachvollziehbar, revisionssicher und für den Kunden transparent. SnapBill unterstützt Sie dabei, Rechnungen professionell zu erstellen, ohne dass Sie jedes Mal die Grundstruktur neu aufsetzen müssen.