Akontorechnung stornieren oder korrigieren: So geht's

Eine Akontorechnung ist schnell erstellt – aber was, wenn sie falsch ist? Falscher Betrag, falsche MWST-Rate, oder der Auftrag wurde nach der Anzahlung doch noch geändert: In der Praxis kommt es regelmässig vor, dass eine gestellte Akontorechnung nachträglich angepasst werden muss. Wer dabei unsorgfältig vorgeht, riskiert Unstimmigkeiten in der Buchhaltung und Probleme bei der MWST-Abrechnung.

Wann muss eine Akontorechnung überhaupt korrigiert werden?

Nicht jede Ungenauigkeit erfordert einen formellen Stornobeleg. Solange die Rechnung noch nicht bezahlt wurde und keine Buchung stattgefunden hat, reicht in vielen Fällen eine einfache neue Version mit Vermerk "Ersetzt Version vom [Datum]". Sobald die Anzahlung jedoch bereits eingegangen ist oder die Rechnung im Buchführungssystem verarbeitet wurde, brauchen Sie einen sauberen Korrekturdurchlauf.

Typische Gründe für eine Korrektur:

• Falscher Betrag: Der vereinbarte Anzahlungsanteil wurde falsch berechnet (z. B. 30 % statt 40 % des Auftragswertes).
• Falsche MWST: Falscher Steuersatz angewendet – etwa 8.1 % statt 2.6 % bei einem gemischten Auftrag.
• Falscher Empfänger: Rechnungsadresse oder UID-Nummer des Kunden fehlerhaft.
• Auftrag wurde geändert: Leistungsumfang hat sich vor Abschluss verändert, der Akontobetrag passt nicht mehr.
• Auftrag wurde storniert: Der Vertrag wird rückabgewickelt, die Anzahlung muss zurückerstattet werden.

Die zwei Wege: Stornobeleg oder Korrekturgutschrift?

Im Schweizer Rechnungswesen werden die Begriffe oft vermischt. Praktisch relevant sind zwei Instrumente:

Stornobeleg (vollständige Aufhebung)

Ein Stornobeleg hebt die ursprüngliche Akontorechnung vollständig auf. Er enthält denselben Betrag wie die Originalrechnung, jedoch mit negativem Vorzeichen, und verweist ausdrücklich auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. Anschliessend stellen Sie – falls nötig – eine neue, korrekte Akontorechnung aus.

Wann sinnvoll: Auftrag wird storniert, oder die Fehler sind so grundlegend, dass eine Teilkorrektur keinen Sinn ergibt.

Korrekturgutschrift (teilweise Anpassung)

Eine Korrekturgutschrift gleicht nur die Differenz aus. Haben Sie z. B. CHF 5'000 verrechnet, hätten aber nur CHF 4'200 verrechnen dürfen, stellen Sie eine Gutschrift über CHF 800 aus.

Wann sinnvoll: Nur der Betrag ist leicht falsch, alle anderen Angaben stimmen.

Situation	Empfohlenes Vorgehen
Falscher Steuersatz	Vollständiger Stornobeleg + neue Rechnung
Betrag um kleine Differenz zu hoch	Korrekturgutschrift über den Differenzbetrag
Auftrag storniert, Rückerstattung nötig	Stornobeleg + Rückzahlungsnachweis
Falscher Empfänger	Vollständiger Stornobeleg + neue Rechnung

MWST: Was beim Storno zu beachten ist

Die MWST-Behandlung ist der heikelste Punkt. Da Akontorechnungen in der Schweiz steuerlich als Anzahlungen gelten, entsteht die MWST-Schuld bereits im Zeitpunkt der Rechnungstellung (bei effektiver Methode) bzw. bei Zahlungseingang. Wer eine Akontorechnung storniert, muss die entsprechende Steuerkorrektur in der gleichen oder der nächstfolgenden MWST-Abrechnungsperiode vornehmen.

Konkret: Sie haben im März eine Akontorechnung über CHF 10'000 zzgl. 8.1 % MWST (= CHF 810) gestellt und diese in der Q1-Abrechnung deklariert. Im April stornieren Sie die Rechnung. Dann buchen Sie in Q2 eine Korrektur von CHF –810 auf das MWST-Konto. Der Nettobetrag und die Steuer erscheinen mit Minuszeichen in der Abrechnung gegenüber der ESTV.

Eine detaillierte Darstellung der Buchungslogik – inklusive der korrekten Kontenbezeichnungen im KMU-Kontenplan – finden Sie im Artikel zur MWST-konformen Buchung von Akontorechnungen.

Pflichtangaben auf dem Stornobeleg

Ein Stornobeleg ist rechtlich gesehen ein eigenständiges Dokument. Er muss dieselben Pflichtfelder wie jede Schweizer Rechnung enthalten:

• Bezeichnung als "Stornorechnung" oder "Kreditnota" (klar ersichtlich)
• Eindeutige Belegnummer (eigene Nummer, nicht dieselbe wie die Originalrechnung)
• Verweis auf die stornierte Rechnungsnummer und das Originaldatum
• Negativer Betrag (oder expliziter Minusvermerk)
• MWST-Ausweis mit negativem Vorzeichen
• Ihre UID-Nummer (falls MWST-pflichtig)
• Ausstellungsdatum

Fehlt der Verweis auf die Originalrechnung, kann der Beleg bei einer Prüfung durch die ESTV oder den Treuhänder als unvollständig gelten.

Schritt für Schritt: Akontorechnung korrekt stornieren

1. Belegnummer vergeben: Vergeben Sie für den Stornobeleg eine neue, fortlaufende Nummer aus Ihrem Rechnungskreis.
2. Originalrechnung referenzieren: "Storno zu Rechnung Nr. 2026-047 vom 15.05.2026".
3. Beträge negativ ausweisen: Nettobetrag, MWST und Bruttobetrag jeweils mit Minuszeichen.
4. Buchung anpassen: Forderungskonto und MWST-Konto entsprechend gegenbuchen.
5. Rückzahlung dokumentieren: Falls bereits bezahlt, Rücküberweisung zeitnah vornehmen und mit dem Stornobeleg verknüpfen.
6. Neue Akontorechnung stellen: Falls der Auftrag weiterläuft, jetzt die korrekte Version ausstellen.

Wenn Sie Ihre Akontorechnung direkt digital erstellen und den Stornobeleg im selben System verwalten, sparen Sie Schritte. Mit der SnapBill App können Sie Rechnungen und Korrekturdokumente mit QR-Zahlteil erstellen und dabei Nummernkreise konsistent halten.

Rückerstattung: Was bei der Zahlung gilt

Muss Ihnen eine bereits erhaltene Anzahlung zurückerstattet werden (z. B. nach Auftragsabbruch), überweisen Sie den Betrag auf dasselbe Konto zurück, von dem die Zahlung eingegangen ist. Dokumentieren Sie die Rückzahlung mit dem Stornobeleg als Zahlungsgrund. Bei grösseren Beträgen empfiehlt es sich, einen kurzen schriftlichen Nachweis zu erstellen – nicht wegen der Buchhaltung, sondern für den Fall, dass der ehemalige Kunde später die Rückzahlung bestreitet.

Beachten Sie: Haben Sie Verzugszinsen auf eine zu Unrecht einbehaltene Anzahlung zu berechnen, gelten dieselben Fristen wie bei regulären Rechnungen.

Auf einen Blick

• Noch nicht bezahlt und nicht verbucht: Korrigierte Version mit Vermerk reicht oft aus.
• Bereits bezahlt oder verbucht: Stornobeleg mit eigener Nummer und Verweis auf die Originalrechnung zwingend erforderlich.
• MWST-Korrektur: In derselben oder der nächsten Abrechnungsperiode vornehmen – negativer Betrag in der ESTV-Abrechnung.
• Korrekturgutschrift: Nur für betragliche Teilkorrekturen sinnvoll; bei falschem Steuersatz besser vollständig stornieren.
• Pflichtangaben: Stornobeleg braucht alle Rechnungsangaben plus expliziten Verweis auf die stornierte Rechnung.
• Rückzahlung: Zeitnah auf das Ursprungskonto überweisen und mit dem Stornobeleg dokumentieren.