QR-Rechnung Pflichtfelder: Checkliste für Kleinunternehmen

Wer zum ersten Mal eine QR-Rechnung ausstellt, steht vor einer verwirrenden Anzahl von Feldern im Zahlschein und im eigentlichen Rechnungsdokument. Was ist zwingend, was ist optional, und was passiert, wenn ein Feld fehlt oder falsch ist? Dieser Artikel schlüsselt die Pflichtfelder nach zwei konkreten Szenarien auf: Kleinunternehmen ohne MWST-Nummer und Betriebe, die der Mehrwertsteuer unterstellt sind.

Was die QR-Rechnung technisch verlangt

Die QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen: dem eigentlichen Rechnungsdokument (A4-Seite oder E-Mail) und dem angehängten Zahlteil mit dem Swiss QR Code. Beide Teile haben eigene Anforderungen. Die Schweizer Norm «Swiss Payment Standards 2.0» des SIX-Verbands legt fest, welche Datenfelder im QR-Code vorhanden und korrekt befüllt sein müssen. Fehlt ein Pflichtfeld oder enthält es einen ungültigen Wert, lehnt die Zahlungsverarbeitungs-Software der Bank die Rechnung ab — der Zahlungseingang verzögert sich.

Pflichtfelder im Zahlteil (Swiss QR Code)

Diese Angaben müssen im maschinenlesbaren QR-Code und sichtbar im Zahlteil stehen:

Feld	Pflicht?	Hinweis
QR-IBAN oder IBAN	Ja	QR-IBAN für QR-Zahlungsreferenz (QRR), normale IBAN für SCOR oder ohne Referenz
Name und Adresse Zahlungsempfänger	Ja	Max. 70 Zeichen für Name, Strasse, PLZ, Ort, Ländercode
Betrag	Nein (empfohlen)	Kann offengelassen werden — Kundin trägt Betrag selber ein
Währung	Ja	CHF oder EUR
Referenztyp	Ja	QRR, SCOR oder NON
Referenznummer	Ja, wenn QRR oder SCOR	Bei NON entfällt sie
Name und Adresse Zahlungspflichtiger	Nein	Empfohlen, damit Bank die Zahlung zuordnen kann
Zusätzliche Informationen	Nein	Freitext, z. B. Rechnungsnummer oder Zahlungszweck

Wichtig: Die QR-IBAN ist nicht dasselbe wie die normale IBAN. Wer eine QR-Zahlungsreferenz (QRR) verwenden will, braucht zwingend eine QR-IBAN, die von der Hausbank ausgestellt wird. Wer keine QR-IBAN beantragt hat, wählt den Referenztyp NON und gibt die normale IBAN an — dann fehlt zwar die automatische Verbuchung, aber die Rechnung ist technisch korrekt.

Szenario 1: Kleinunternehmen ohne MWST

Wer unter der Umsatzgrenze von CHF 100 000 bleibt und nicht freiwillig der MWST unterstellt ist, muss auf der Rechnung keine MWST-Nummer, keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag ausweisen. Das vereinfacht das Rechnungsdokument erheblich. Trotzdem gibt es Pflichtfelder auf Dokumentebene:

Checkliste Rechnungsdokument ohne MWST:

• Name und vollständige Adresse der Ausstellerin
• Name und vollständige Adresse der Empfängerin
• Eindeutige Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Rechnungsdatum
• Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
• Rechnungsbetrag in CHF (oder EUR bei grenznahen Geschäften)
• Zahlungsfrist oder Fälligkeitsdatum
• Zahlteil mit Swiss QR Code (mit IBAN oder QR-IBAN und Währungsangabe CHF)

Der Vermerk «Kein MWST-Ausweis, da nicht MWST-pflichtig» ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber empfehlenswert — er verhindert Rückfragen der Kundschaft. Alles Weitere zu diesem Sonderfall erklärt der Artikel zur QR-Rechnung ohne MWST-Ausweis für Kleinunternehmen.

Szenario 2: Betriebe mit MWST-Pflicht

Sobald eine Unternehmung der MWST unterstellt ist, kommen auf Dokumentebene weitere Pflichtfelder hinzu. Die MWST-Sätze 2026 sind 8,1 % (Normalsatz), 3,8 % (Sonderbeherbergung) und 2,6 % (Sondersatz für Lebensmittel, Bücher u. a.).

Zusätzliche Pflichtfelder bei MWST-Pflicht:

• MWST-Nummer (Format: CHE-123.456.789 MWST)
• Angewandter Steuersatz in Prozent je Leistungsposition
• Nettobetrag je Steuersatz (oder gesamter Nettobetrag)
• MWST-Betrag je Steuersatz
• Gesamtbetrag inkl. MWST

Werden auf derselben Rechnung Positionen mit verschiedenen Steuersätzen kombiniert — etwa eine Restaurantleistung mit 8,1 % und eine Lebensmittellieferung mit 2,6 % —, muss jede Gruppe separat ausgewiesen werden. Ein einzelner Gesamtbetrag mit einem einzigen Prozentsatz ist in diesem Fall nicht zulässig.

Häufige Unklarheit: Rechnungsdatum vs. Leistungsdatum

Die ESTV verlangt, dass erkennbar ist, in welchem Steuerperiode die Leistung erbracht wurde. Stimmen Rechnungsdatum und Leistungsdatum überein, genügt das Rechnungsdatum. Liegt die Leistung vor dem Rechnungsdatum (z. B. abgeschlossenes Projekt im Mai, Rechnung im Juni), sollte das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum explizit aufgeführt werden — besonders wenn die MWST-Abrechnung quartalsweise erfolgt.

Was passiert bei einem fehlenden Pflichtfeld?

Auf Dokumentebene führt ein fehlendes Pflichtfeld nicht zur automatischen Ablehnung durch eine Bank. Die Rechnung landet trotzdem beim Kunden. Aber: Die Empfängerin kann die Vorsteuer nur abziehen, wenn alle MWST-Pflichtfelder vorhanden sind. Fehlt die MWST-Nummer oder der Steuersatz, verliert die Gegenseite ihren Vorsteuerabzug — das sorgt erfahrungsgemäss für Diskussionen und Zahlungsverzögerungen.

Im Zahlteil hingegen führt ein Fehler im QR-Code (z. B. falsche QR-IBAN, ungültiges IBAN-Format, falscher Referenztyp) dazu, dass Bankensoftware und E-Banking-Apps den Zahlteil nicht auslesen können. Der vollständige Schritt-für-Schritt-Prozess zum fehlerfreien Erstellen ist im Pillar-Artikel zur QR-Rechnung erstellen in der Schweiz beschrieben.

Optionale Felder, die trotzdem nützlich sind

Nicht alle hilfreichen Angaben sind Pflicht. Diese optionalen Felder reduzieren Rückfragen und erleichtern die Verbuchung beim Empfänger:

• Ihre Referenz / Bestellnummer der Kundschaft: Erleichtert die interne Zuordnung beim Empfänger.
• Bankverbindung / BIC: Nicht zwingend, aber nützlich bei grenzüberschreitenden Zahlungen.
• Skonto-Konditionen: Freitext im Zahlteil oder im Rechnungsdokument.
• Projektnummer oder Kostenstelle: Hilfreich bei grösseren KMU-Kunden.

Wer eine professionell formatierte Vorlage mit allen Pflichtfeldern im Überblick sucht, findet sie in der Rechnungsvorlage mit allen Schweizer Pflichtfeldern.

QR-Rechnung direkt online erstellen

Wer nicht mit Word-Vorlagen arbeiten möchte, kann die Pflichtfelder in der SnapBill-App strukturiert ausfüllen — der Swiss QR Code wird automatisch generiert, und die App prüft, ob QR-IBAN und IBAN zum gewählten Referenztyp passen.

Auf einen Blick

• Zahlteil: QR-IBAN (bei QRR) oder IBAN (bei SCOR/NON), Währung CHF/EUR und Empfängeradresse sind im Swiss QR Code zwingend.
• Ohne MWST: Rechnungsnummer, -datum, Leistungsbeschreibung, Betrag und vollständige Adressen genügen.
• Mit MWST: Zusätzlich MWST-Nummer, Steuersatz je Position, Netto- und Steuerbetrag je Satz.
• Leistungsdatum: Explizit angeben, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht.
• QR-Fehler: Falsche QR-IBAN oder falscher Referenztyp verhindert automatisches Einlesen — lieber vor Versand prüfen.