Rechnungsvorlage Schweiz: 9 Pflichtangaben, die jede Rechnung braucht

Eine fehlende Angabe auf einer Rechnung kann dazu führen, dass der Kunde den Vorsteuerabzug nicht geltend machen kann — oder dass Sie im Falle eines Zahlungsstreits schlechter dastehen. Die gute Nachricht: Die Anforderungen an eine gültige Schweizer Rechnung sind klar definiert. Dieser Artikel zeigt, welche neun Angaben auf keine Vorlage fehlen dürfen, und wo die häufigsten Lücken entstehen.

Warum die Vollständigkeit der Rechnung zählt

Im Schweizer Recht ist die Rechnung ein buchhalterisch relevanter Beleg. Für MWST-pflichtige Unternehmen ist sie die Grundlage für den Vorsteuerabzug beim Empfänger. Fehlt eine Pflichtangabe, kann die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) den Abzug verweigern — und zwar beim Kunden, nicht bei Ihnen. Das erzeugt Druck aus der Gegenseite und beschädigt Kundenbeziehungen unnötig.

Für die Rechnungsvorlage Schweiz mit allen Pflichtfeldern auf einen Blick gilt: Vollständigkeit ist kein bürokratischer Mehraufwand, sondern Selbstschutz.

Die 9 Pflichtangaben im Überblick

1. Name und Adresse des Rechnungsstellers

Ihre vollständige Firmenbezeichnung oder Ihren Namen als Einzelperson, ergänzt durch Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort. Eine Postfach-Adresse allein genügt nicht.

2. Name und Adresse des Rechnungsempfängers

Die Rechnung muss an eine klar identifizierbare Person oder ein Unternehmen adressiert sein. Bei B2B-Rechnungen ist der genaue Firmenname wichtig — der Empfänger muss die Rechnung seinem Buchhalter oder Treuhänder zuweisen können.

3. Rechnungsdatum

Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird. Es bestimmt, in welche Abrechnungsperiode die MWST fällt. Gerade bei Saldosteuersatz-Abrechnung ist dieses Datum buchhalterisch relevant.

4. Eine eindeutige Rechnungsnummer

Die Nummerierung muss fortlaufend und lückenlos sein. Beliebte Formate: 2026-0047 oder RE-20260047. Wichtig: Einmal vergeben, darf dieselbe Nummer nicht nochmals erscheinen — auch nicht nach einer Korrektur. Korrekturen laufen über eine separate Gutschrift.

5. Beschreibung der Leistung oder Lieferung

Was haben Sie konkret geliefert oder geleistet? "Dienstleistungen Juni" reicht nicht. Besser: "Webdesign für Landingpage, Projekt XY, 14.–28. Mai 2026, 12 Stunden à CHF 130.–". Je präziser, desto weniger Rückfragen — und desto besser die Grundlage bei allfälligen Zahlungsstreitigkeiten.

6. Betrag ohne MWST (Nettobetrag)

Der Nettobetrag muss klar erkennbar sein, bevor die Steuer addiert wird. Das gilt auch, wenn Sie verschiedene Steuersätze in einer Rechnung kombinieren — zum Beispiel 8.1 % auf Standardleistungen und 2.6 % auf Druckerzeugnisse.

7. Angewendeter MWST-Satz und MWST-Betrag

Für jede Leistungsart separat ausweisen: Nettobetrag, angewendeter Satz (8.1 %, 3.8 % oder 2.6 %) und der daraus resultierende MWST-Betrag in CHF. Vermischen Sie nie Sätze in einer Zeile.

Leistung	Netto CHF	MWST-Satz	MWST CHF
Beratung	2'000.00	8.1 %	162.00
Fachzeitschrift	45.00	2.6 %	1.17
Total	2'045.00		163.17

8. MWST-Nummer des Rechnungsstellers

Format: CHE-123.456.789 MWST. Diese Angabe ist nur dann zwingend erforderlich, wenn Sie MWST-pflichtig sind. Liegt Ihr Jahresumsatz unter CHF 100'000, entfällt die Pflicht zur MWST-Registrierung — und damit auch diese Angabe. Mehr dazu, wie man korrekt vorgeht, wenn diese Nummer fehlt, lässt sich dem Leitfaden für Freelancer ohne MWST-Nummer entnehmen.

9. Zahlungsangaben

IBAN oder QR-IBAN, Name der Bank und Kontoinhaber. Bei Schweizer Zahlungsverkehr empfiehlt sich heute standardmässig ein QR-Zahlschein — er erleichtert dem Empfänger die Verbuchung erheblich. Die technischen Grundlagen dazu, wie eine QR-Rechnung korrekt erstellt wird, sind seit dem Ende des orangen Einzahlungsscheins 2022 für alle Schweizer Unternehmen relevant.

Optionale Angaben, die trotzdem Sinn machen

Pflichtangaben decken das rechtliche Minimum ab. In der Praxis verbessern folgende freiwillige Felder den Zahlungsfluss und die Kundenkommunikation:

• Zahlungsfrist: "Zahlbar bis 15. Juli 2026" — ohne diese Angabe gilt laut OR 30 Tage, aber explizite Angaben beschleunigen die Zahlung.
• Skonto-Konditionen: "2 % Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen" — besonders bei grossen Beträgen wirksam.
• Leistungsperiode: Wann wurde die Leistung erbracht? Nicht identisch mit dem Rechnungsdatum.
• Projektbezeichnung oder Auftragsnummer: Erleichtert dem Empfänger die Zuordnung intern.
• Ihre Bankverbindung im Klartext: Zusätzlich zur QR-IBAN, falls der Empfänger einen manuellen Auftrag aufgibt.

Häufige Lücken in der Praxis

Fehlende Leistungsperiode: Besonders bei wiederkehrenden Mandaten oder Retainer-Verträgen wird oft nur das Rechnungsdatum angegeben. Die Leistungsperiode fehlt — und damit der Buchungsbeleg für den Empfänger.

Falsche oder fehlende MWST-Aufteilung: Wer Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen fakturiert, mischt diese manchmal in einem einzigen Betrag. Das ist buchhalterisch nicht zulässig.

Lückenhafte Nummernserie: Sprünge in der Rechnungsnummerierung wecken beim Treuhänder oder bei der ESTV Fragen. Auch das Löschen einer Rechnung aus dem System und die Wiedervergabe der Nummer ist nicht erlaubt.

Keine Angabe bei steuerbefreiten Leistungen: Wer Leistungen ohne MWST erbringt (z.B. Bildung, Gesundheit), sollte den Grund für die Steuerbefreiung auf der Rechnung vermerken — etwa "von der MWST ausgenommen gemäss Art. 21 MWSTG".

Vorlage direkt nutzen statt selbst bauen

Wer eine Vorlage in Word oder Excel selbst aufbaut, vergisst erfahrungsgemäss mindestens eine der oben genannten Angaben — oder die Formatierung stimmt nicht mit den QR-Code-Anforderungen überein. Die SnapBill App führt alle Pflichtfelder automatisch mit und generiert einen gesetzeskonformen QR-Zahlschein in einem Schritt.

Auf einen Blick

• 9 Pflichtangaben: Absender, Empfänger, Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, MWST-Satz und -Betrag, MWST-Nummer (wenn pflichtig), Zahlungsangaben.
• MWST-Sätze 2026: 8.1 % (Standard), 3.8 % (Beherbergung), 2.6 % (Sonderleistungen wie Lebensmittel, Bücher).
• QR-Zahlschein: Seit dem Ende des orangen Einzahlungsscheins für Schweizer Rechnungen Standard.
• Korrekturen: Nie eine ausgestellte Rechnung löschen — immer per Gutschrift korrigieren.
• Optionale Felder: Zahlungsfrist, Skonto, Leistungsperiode und Projektnummer verbessern den Zahlungsfluss spürbar.