Honoraires et frais sur une facture : ce que les freelances doivent savoir

De nombreux freelances suisses facturent les honoraires et les frais ensemble — et commettent des erreurs qui finissent par causer des discussions auprès du client ou du fiduciaire. La séparation semble simple, mais elle ne l'est pas toujours : des taux de TVA différents, des frais sans impôt, des justificatifs que le client souhaite voir — tout cela doit être clair et traçable sur la facture.

Pourquoi la séparation est importante

Si vous indiquez simplement « CHF 3 400.– frais inclus » en tant que freelance, cela crée un problème pour votre client : il ne peut pas déduire correctement la TVA en amont, car il ne sait pas quel montant est soumis à quel taux de TVA. Pour vous, il existe aussi un risque : verser de la TVA sur des montants qui ne sont pas soumis à l'impôt.

Le principe fondamental de la Loi fédérale sur la taxe à la valeur ajoutée (LTVA) est le suivant : les frais que vous engagez au nom et pour le compte de votre client sont des « éléments de passage » — ils ne sont pas soumis à la TVA. Les frais que vous engagez pour votre propre compte et que vous facturez au client font partie de votre rémunération et sont soumis à la TVA.

Cette distinction est décisive — et elle est souvent confondue dans la pratique.

Éléments de passage ou frais facturés en sus

Éléments de passage (pas de TVA)

Un élément de passage existe lorsque vous agissez comme intermédiaire : le client est le véritable débiteur de la dépense, et vous n'êtes que celle qui paie. Exemples typiques :

• Un billet de train acheté au nom du client et transmis avec le justificatif original
• Les frais de stationnement lors d'une intervention uniquement chez le client
• Les honoraires notariaux que vous avez avancés pour le client

Sur la facture, les éléments de passage figurent comme un poste séparé sans TVA — avec la mention « Frais facturés sans impôt » ou « Élément de passage selon LTVA art. 24 al. 6 let. b ».

Frais personnels facturés en sus (avec TVA)

Si vous achetez vous-même la prestation et facturez au client une partie de vos coûts, ces frais sont considérés comme faisant partie de votre rémunération. Ils sont soumis au même taux de TVA que votre prestation principale — généralement 8.1 % pour les services. Exemples typiques :

• Une nuit d'hôtel que vous avez réservée et payée vous-même
• Une indemnité kilométrique pour véhicule personnel
• Une indemnité de repas selon vos propres conditions générales

Ces postes doivent être facturés avec TVA.

Comment structurer la facture

Une facture bien structurée vous protège contre les questions. Voici un exemple de mise en page :

Poste	Description	Montant CHF	TVA
1	Conception et mise en œuvre du site internet (12 h × CHF 150.–)	1 800.00	8.1 %
2	Indemnité de repas 2 jours de déplacement	80.00	8.1 %
3	Billet de train Zurich–Berne–Zurich (élément de passage)	62.00	0 %
	Sous-total hors TVA	1 880.00
	TVA 8.1 % sur CHF 1 880.00	152.28
	Total CHF	2 094.28

Pos. 3 : Frais facturés selon LTVA art. 24 al. 6 let. b ; justificatif original ci-joint.

Cette structure montre immédiatement au client sur quoi il peut déduire la TVA en amont et sur quoi il ne le peut pas. Pour structurer correctement ces factures, il est utile de consulter le guide pratique de facturation pour les freelances en Suisse.

Justificatifs : ce que vous devez fournir

Que vous deviez joindre des justificatifs dépend de votre accord avec le client — il n'existe pas d'obligation légale. En pratique :

• Éléments de passage : le justificatif original est utile, car vous aurez sinon du mal à prouver le caractère de l'élément de passage.
• Frais personnels forfaitaires (p. ex. indemnité kilométrique) : aucun justificatif nécessaire, mais description claire (date, trajet, km).
• Frais personnels effectifs : justificatif ou copie recommandée, surtout pour les montants plus importants.

Important pour votre propre comptabilité : toutes les dépenses que vous facturez en sus doivent également être enregistrées comme charges chez vous — sinon un bénéfice non expliqué se créerait.

Frais selon le taux forfaitaire

Si vous appliquez la méthode du taux forfaitaire — ce que beaucoup de professionnels libéraux font parce que cela simplifie la facturation — sachez que : les éléments de passage sont également retirés de la base d'imposition. Vous ne facturez donc pas de taux forfaitaire sur les véritables éléments de passage. Cela semble avantageux, mais cela nécessite une séparation précise sur la facture.

Erreur courante : les freelances avec taux forfaitaire indiquent « 8.1 % TVA » sur la facture, alors qu'ils appliquent en interne le taux forfaitaire (p. ex. 5.9 %). C'est autorisé — le client peut déduire 8.1 % de TVA en amont — mais vous devez compenser la différence en interne. Votre fiduciaire devrait en discuter une fois avec vous.

Erreurs courantes en un coup d'œil

• Mélanger honoraires et frais forfaitairement : pas de TVA distincte, le client ne peut pas déduire correctement la TVA en amont.
• Déclarer les frais personnels comme éléments de passage : obligation de TVA contournée, ce qui entraîne des demandes de rattrapage lors d'une vérification par l'AFD.
• Indemnité kilométrique sans détails : date, trajet et kilomètres manquants — difficiles à justifier en cas de questions.
• Numéro de TVA manquant : si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez indiquer votre numéro sur chaque facture. Pour en savoir plus sur les bases de la TVA suisse, consultez le guide complet sur les taux, obligations et règles spéciales en matière de TVA.
• Inclure les éléments de passage dans la déclaration de TVA : verser trop de TVA — de l'argent que vous payez inutilement.

Mise en pratique

Lorsque vous créez une nouvelle facture, nous vous recommandons d'utiliser un modèle avec des postes fixes : honoraires, frais personnels (imposables), éléments de passage (non imposables). L'application SnapBill vous permet d'afficher plusieurs postes avec différents taux de TVA — y compris 0 % pour les éléments de passage — sur une seule facture QR, sans que vous ayez à additionner manuellement les montants.

En résumé

• Les éléments de passage (au nom et pour le compte du client) ne sont pas soumis à la TVA et sont indiqués séparément.
• Les frais personnels que vous facturez en sus constituent une partie de votre rémunération et sont soumis à votre taux normal.
• Séparez clairement les postes sur la facture — un tableau avec une colonne « Taux de TVA » évite la plupart des erreurs.
• Documentez les éléments de passage avec le justificatif original ; accompagnez les forfaits de frais de date et description.
• Si vous appliquez le taux forfaitaire, vous devez quand même afficher les éléments de passage séparément et les retirer de la base d'imposition.
• Faites vérifier la structure une fois par votre fiduciaire — une vérification en quatre yeux vous économise des corrections ultérieures.

Avec une facturation systématiquement séparée, vous vous épargnerez des questions, éviterez les demandes de rattrapage de TVA et ferez bonne impression auprès de vos clients. C'est payant — même si la mise en place du modèle prend un peu de temps. Découvrez tous les aspects de la facturation sur la page d'accueil de SnapBill.